Hoe QuickBooks rekeningschema voor advocatenkantoren in te stellen

Voldoen aan IOTLA-programma's (rente op advocaten en trustrekeningen)

Veel kleine advocatenkantoren en praktiserende advocaten gebruiken QuickBook, de meest populaire boekhoudsoftware voor kleine bedrijven die momenteel op de markt is. Als uw advocatenkantoor ervoor heeft gekozen dit programma te gebruiken, is de eerste taak het instellen van het rekeningschema om de transacties bij te houden. U moet echter wel uw rekeningschema aanpassen om te voldoen aan het programma Belangenrente op uw advocaat (IOTLA).

Rente op Lawyers Trust Accounts (IOTLA)

Rente op Lawyers Trust Accounts (IOLTA) is een innovatieve manier om de toegang tot de rechter voor personen en gezinnen die in armoede leven te verbeteren en om verbeteringen aan het gerechtssysteem te ondersteunen door het gebruik van rente verdiend op bepaalde advocaat-trustrekeningen. IOLTA-programma's zijn een openbare dienst, en wat het uniek maakt, is dat deze service wordt aangeboden zonder het publiek te belasten en gratis wordt aangeboden aan uw of uw klanten.

Hoe IOTLA werkt

Als u via IOTLA, als advocaat, geld ontvangt dat bij een klant hoort, moet u dat geld op een trustrekening plaatsen. De trustrekening mag niet worden vermengd met het geld van uw advocatenkantoor; het geld van uw klanten moet worden bewaard op een afzonderlijke trustrekening die losstaat van de bankrekening die wordt gebruikt voor de dagelijkse bedrijfsactiviteiten van uw bedrijf. U moet het geld van uw cliënten op een IOLTA-rekening storten wanneer het geld niet genoeg inkomsten voor de klant kan opleveren om meer te zijn dan de kosten om dat inkomen te verzekeren.

Deze fondsen worden samengevoegd en genereren rentebaten die groter zijn dan de kosten voor het beheer van de rekening, en de samengevoegde rente wordt vervolgens overgeboekt naar het IOLTA-programma. Als het geld van klanten echter groot genoeg is, zodat de nettorente voldoende is, zodat de klant er profijt van heeft, dan hebt u als advocaat een fiduciaire plicht om die gelden op een aparte bankrekening te plaatsen, zodat uw cliënt deze rente ontvangt.

IOTLA-programmaregels verschillen per staat

De regels voor professioneel gedrag die van toepassing zijn op de behandeling van trustfondsen van klanten variëren van staat tot staat. Hoewel de algemene principes overal in de VS gelijk zijn, zijn de specifieke administratieve vereisten en details niet hetzelfde. Daarom moet u de plaatselijke orde van advocaten of een algemene advocaat raadplegen om ervoor te zorgen dat uw installatie van QuickBooks consistent is met de regels in uw land. Het niet naleven van de regels met betrekking tot trust accounts is een overtreding van de regels van de staat en de regels van de American Bar Association. Deze overtredingen kunnen resulteren in zware straffen, waaronder civiele en strafrechtelijke sancties.

Regeling van IOTLA-accounts

Een goed beheer van de IOLTA van uw advocatenkantoor, ook gewoonlijk een 'Trust Account' genoemd, wordt sterk gereguleerd door uw Staatsbar. IOLTA-management is een belangrijke managementvaardigheden bij de werking van een advocatenkantoor. Het boekhoudprincipe is gebaseerd op de principes van dubbel boekhouden, met extra voorzorgsmaatregelen om het controletraject te verbeteren.

Hoe u Law Firm Chart of Accounts in QuickBooks kunt instellen

Ga als volgt te werk om het rekeningschema van uw advocatenkantoor in te stellen:

1. Maak een aparte bankrekening genaamd "Controle van het klanttrustfonds". Dit account wordt gebruikt om alle stortingen en betalingen van de trustfondsen van uw klanten bij te houden.

1. Stel dit betaalrekening in als een IOLTA-account bij een financiële instelling die is goedgekeurd voor het aanbieden van IOLTA-accounts. Praktisch advies: u moet contact opnemen met uw bankier om te bevestigen dat het IOLTA-account over automatische overdrambeveiliging beschikt en geen ATM-toegang heeft. Deze regels zijn van toepassing op IOLTA-programma's in alle staten, waaronder het District of Columbia en de Amerikaanse Maagdeneilanden.
2. Om de schulden van uw advocatenkantoor te onderscheiden van de schulden van uw klant, moet u afzonderlijke aansprakelijkheidsrekeningen instellen in QuickBooks. U moet de Accounts Payable-account hernoemen naar "Accounts Payable - Operating". Deze betaalbare rekening wordt gebruikt voor facturen en betalingen van de dagelijkse werkzaamheden van uw advocatenkantoor.
3. Stel een ander Accounts Payable-account in met de naam "Accounts Payable - Trust". Dit betaalbare account wordt gebruikt om facturen en betalingen bij te houden die betrekking hebben op uw klant.

1. Een andere huidige aansprakelijkheid instellen met de naam "Verantwoordelijkheid van klantenvertrouwen". Deze aansprakelijkheidsrekening zal worden gebruikt om alle stortingen van uw klanten en andere kosten bij te houden.

Dit zijn de stappen die u moet nemen om de benodigde accounts in QuickBooks in te stellen als u IOTLA-accounts hebt waar u het geld van uw klant bewaart voor het betalen van zijn uitgaven.