Elk van de rekeningen in deze vergelijking wordt weergegeven op de balans van een bedrijf en accountants gebruiken debet- en creditboekingen om transacties bij elk account te registreren.
Accounting met dubbele boekingen is al meer dan 600 jaar in gebruik en werd voor het eerst gezien door banken en handelaren in Italië.
Double-Entry Accounting Defined
Trouw aan zijn naam, is boekhouding met dubbele invoer een standaard boekhoudmethode waarbij elke transactie in minstens twee rekeningen wordt geregistreerd, wat resulteert in een afschrijving op een of meerdere rekeningen en een creditering op een of meer rekeningen.
Het totale bedrag van de transacties in elk geval moet in evenwicht zijn en ervoor zorgen dat alle dollars worden verantwoord. Debiteringen worden doorgaans genoteerd aan de linkerkant van het grootboek, terwijl credits meestal aan de rechterkant worden genoteerd.
Openbaar beheerde bedrijven moeten het boekhoudsysteem met dubbele boekhouding gebruiken, zoals wettelijk verplicht is. Overheidsbedrijven moeten de boekhoudregels en -methoden volgen die worden voorgeschreven door algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP), die worden gecontroleerd door de niet-gouvernementele entiteit, Financial Accounting Standards Board (FASB).
Dubbel boekhouden is ook de meest efficiënte manier voor een bedrijf om zijn financiële groei te monitoren, vooral als de schaal van het bedrijf groeit.
Accurate boeken bijhouden
Naarmate een bedrijf groeit, neemt de kans op administratieve fouten toe. Hoewel double-entry accounting fouten niet volledig voorkomt, beperkt het het effect van eventuele fouten op de algehele accounts.
Omdat de accounts zijn ingesteld om elke transactie te controleren om er zeker van te zijn dat deze in evenwicht is, worden fouten snel naar accountants gemarkeerd voordat de fout volgende fouten in een domino-effect veroorzaakt. Bovendien maakt de aard van de accountstructuur het gemakkelijker om door de vermeldingen heen te zoeken om te achterhalen waar een fout is ontstaan.
Accounttypes
Wanneer u een boekhouding met dubbele invoer gebruikt, moet u verschillende soorten accounts gebruiken. Hieronder staan enkele key account types.
Activumrekeningen tonen dollars die verband houden met dingen die een bedrijf bezit, zoals het geld op de betaalrekening of de prijs die voor het magazijn wordt betaald.
Aansprakelijkheidsrekeningen laten zien wat het bedrijf te danken heeft, zoals een hypotheek op gebouwen, apparatuurlening of tegoeden op creditcard.
Inkomstenrekeningen vertegenwoordigen ontvangen geld, zoals verkoopopbrengsten en rentebaten.
Onkostenrekeningen tonen het uitgegeven geld, inclusief gekochte goederen voor verkoop, loonkosten, huur en advertenties.
Het systeem met dubbele invoer vereist een rekeningschema, dat bestaat uit alle balans- en winst-en-verliesrekeningen waarin accountants gegevens invoeren. Een bepaald bedrijf kan accounts toevoegen en aanpassen aan de behoeften van de onderneming, boekhouding en rapportage.
Met behulp van boekhoudsoftware
De meeste boekhoudsoftware voor bedrijven gebruikt dubbel boekhouden; zonder deze functie zou een accountant moeite hebben om informatie te traceren, zoals voorraad en crediteuren en het einde van het jaar en de belastingaangifte. De standaard boekhoudstructuur met dubbele boekhouding wordt geleverd met boekhoudsoftwarepakketten voor bedrijven. Bij het instellen van de software zou een bedrijf zijn generieke rekeningschema configureren om de werkelijke accounts weer te geven die al door het bedrijf worden gebruikt.
Boekhoudsoftware produceert gewoonlijk verschillende soorten financiële en boekhoudrapporten naast de balans, resultatenrekening en kasstroomoverzicht. Een veelgebruikt rapport, het evaluatiesaldo genoemd, somt alle accounts op in het grootboek die een activiteit hebben.
Het proefsaldo geeft alle accounts weer die een normaal debetsaldo hebben en die met een normaal creditsaldo.
Het totaal van de proefbalans moet altijd nul zijn en de totale afschrijvingen moeten precies gelijk zijn aan de totale credits.
Voorbeelden van Double-Entry Accounting
Als u bijvoorbeeld een boekhouding met dubbele invoer gebruikt, zou u als u omzet van $ 500 zou opnemen twee items moeten invoeren: een debetboeking van $ 500 om de balans met de naam "Cash" te verhogen en een creditering van $ 500 tot verhoog de resultatenrekening met de naam 'Opbrengst'.
Een ander voorbeeld is de aanschaf van een nieuwe computer voor $ 1.000. In dit voorbeeld zou u een debet van $ 1.000 moeten invoeren om uw onkostenrekening voor kostenrekeningen "Technologie" en een krediet van $ 1.000 te verhogen om uw balans "Cash" -rekening te verminderen.
Het tegenovergestelde geldt ook: als uw bedrijf geld leent van een bank, neemt uw vermogen toe, maar uw verplichtingen nemen ook met hetzelfde bedrag toe. De double-entry accounting controleert op juistheid omdat na het invullen van uw boekingen de som van de rekeningen met debetsaldi gelijk moet zijn aan de som van de creditsaldo-rekeningen, zodat u zeker weet dat u beide delen van de transactie hebt vastgelegd.