Record Keeping Tips die u tijd en geld besparen op uw belastingen
Waarom u records moet bijhouden
Met zo veel van ieders financiële leven dat online of in elektronische vorm bestaat, is het veel minder waarschijnlijk dat mensen al hun relevante gegevens op één plek bewaren. Dat wil niet zeggen dat de registratiestrategie die u hanteert niet elektronisch hoeft te zijn, maar gewoon betekent dat deze moet worden georganiseerd en alles wat u nodig heeft op één veilige plaats moet worden bewaard. Als u papieren dossiers bijhoudt, investeer dan in een water- en brandwerende kluis. Overweeg misschien om meerdere exemplaren op verschillende locaties te bewaren. Als u besluit om digitaal te gaan, moet u die records die u hebt op de harde schijf inscannen, maar het belangrijkste is dat u de bestanden veilig bewaart en een back-up hebt.
Niet alleen maakt het hebben van georganiseerde records het eenvoudiger en minder frustrerend om je belastingaangifte in te dienen, maar het zorgt er ook voor dat je kunt profiteren van elke aftrek of belastingvermindering waarvoor je in aanmerking komt. Het belangrijkste is dat het bijhouden van gegevens u ook in staat stelt om een item bij uw terugkeer toe te lichten dat de Internal Revenue Service (IRS) tijdens een audit kan ondervragen.
Eenvoudig gezegd, het bijhouden van nauwkeurige gegevens kan u alle belastingvoordelen opleveren waarvoor u in aanmerking komt en voorkomt dat u extra belastingen en boetes moet betalen voor niet-onderbouwde artikelen.
Records die u moet bewaren
Uw chequeboek, persoonlijke begrotingssoftware of online banktools helpen u bij het onthouden van inkomsten en uitgaven die moeten worden vermeld op uw belastingaangifte, maar het chequeboek of de software alleen zijn niet voldoende documentatie om de aftrekbaarheid van een uitgave te bewijzen.
Naast een betalingsbewijs (geannuleerde cheques, creditcardontvangst, enz.), Hebt u ook facturen, ontvangstbewijzen, verkoopdocumenten of andere schriftelijke documentatie nodig die exact aangeven waarvoor u hebt betaald. Inhoudingen die u moet documenteren, zijn onder meer alimentatie, bijdragen aan liefdadigheidsinstellingen, hypotheekrente, uitgaven voor kinderopvang en onroerendgoedbelasting. Als u contant betaalt, ontvangt u een gedateerd en ondertekend ontvangstbewijs met het totale bedrag en een gedetailleerde beschrijving van wat er is gekocht.
Om te bewijzen dat u op juiste wijze inkomsten hebt geclaimd uit beleggingen zoals aandelen, obligaties en beleggingsfondsen, moet u uw basis kunnen bepalen en kunt bepalen of u een winst of verlies hebt bij uw verkoop. Uw records moeten de aankoopprijs, verkoopprijs en commissies, ontvangen dividenden in contanten of herbelegd, aandelensplitsing, lasten en oorspronkelijke uitgiftekorting (OID) weergeven. Een Excel-spreadsheet is een geweldige manier om deze informatie bij te houden, maar zelfs een verklaring van uw makelaar of financieel adviseur of een handgeschreven schema is voldoende.
Als u aftrekbare kosten hebt ingehouden op uw loonstrookje, zoals vakbondscontributies, premies voor ziektekostenverzekering of 401 (k) premies, moet u uw loonstrookje bewaren als bewijs van betaling.
Weet je nog steeds niet waar je je aan vast moet houden? Hier zijn enkele van de meest voorkomende specifieke records die u moet bijhouden:
- Formulier W-2 en 1099
- bankafschriften
- Brokerage en beleggingsfondsen verklaringen
- Formulier K-1 (voor partnerschappen)
- Verkoop glijdt weg
- facturen
- Kredietkaartbewijzen
- Geannuleerde cheques of ander betalingsbewijs
- Thuiskoop- en verkoopovereenkomsten, afsluitende verklaringen en verzekeringsgegevens
Hoe lang u records moet bewaren
Hoewel u wettelijk alleen bent verplicht om belastingaangiften te bewaren gedurende drie jaar vanaf de datum waarop u de aangifte inkomstenbelasting hebt ingediend, moet u een kopie van uw werkelijke belastingaangiften, W-2's, 1099s, enz., Voor onbepaalde tijd bewaren. De IRS vernietigt de oorspronkelijke belastingaangifte na drie jaar en u of uw erfgenamen kunnen op enig moment informatie van de aangiften nodig hebben, of u moet uiteindelijk uw inkomsten bewijzen voor socialezekerheidsdoeleinden.