Wat is een uitstekende controle?
Een openstaande cheque is een cheque die is geschreven maar nooit ter betaling is aangeboden. Een persoon of bedrijf schrijft een cheque en de ontvanger slaagt er niet in om de cheque te storten of in te wisselen.
Het gevolg is dat de cheque uitstekend is, maar dat deze nog ergens bestaat.
Waarom zijn uitstaande cheques belangrijk?
Wanneer u per cheque betaalt, moet uw begunstigde de cheque storten of verzilveren om de betaling te innen.
De bank van de begunstigde vraagt geld aan bij uw bank en de transactie is voltooid wanneer uw bank geld naar de bank van de begunstigde stuurt (of geld overmaakt naar de rekening van de begunstigde, als u beide dezelfde bank of credit union gebruikt).
Als de ontvanger van een cheque er nooit iets mee doet - of als de cheque verloren gaat of vernietigd wordt - blijft het geld op de rekening van de cheque staan. Hoewel dat voor de chequeur misschien een goede zaak lijkt, doen zich verschillende problemen voor.
Opgeblazen rekeningsaldo: als u een cheque uitschrijft en het geld nooit uw rekening verlaat, denkt u mogelijk dat u die tegoeden kunt uitgeven. Maar het geld is van iemand anders. Als ze de cheque storten wanneer u deze niet verwacht, krijgt u minder geld dan u dacht, waardoor u mogelijk uw account overschreef en cheques uitwisselde .
Niet- geclaimde items: bedrijven moeten openstaande items bijhouden om te voorkomen dat niet-geclaimde eigendomswetten worden overtreden. Als betalingen aan werknemers of verkopers worden vernietigd, moeten ze deze activa uiteindelijk aan de staat overdragen. De meeste staten eisen dat bedrijven dit na een paar jaar doen, maar neem contact op met de lokale toezichthouders voor meer informatie in uw land.
Bedrijfsadministratie: bedrijven moeten ook inkomsten, uitgaven en crediteuren bijhouden. Wanneer betalingen uitstaan, wordt het ingewikkelder. De betaling wordt uitgevoerd in het grootboek, maar bedrijven moeten tijdens de afstemming aanpassingen aanbrengen en mogelijk moeten ze oude controles opnieuw uitvoeren. Als bedrijven de situatie niet correct afhandelen, overtreden ze de wet.
Wat te doen over uitstaande cheques
Wees proactief met openstaande cheques en zorg dat dingen zo snel mogelijk worden opgehelderd. Ga er niet vanuit dat het je geluksdag is en dat je het geld voor andere doeleinden kunt gebruiken. Je bent het geld nog steeds verschuldigd en je zult het vroeg of laat moeten betalen - of het nu naar de beoogde begunstigde gaat of naar de staat. Gebruik een boekhoudsysteem dat eventuele niet-gescoorde cheques van uw beschikbare fondsen aftrekt.
Bel of schrijf: als u merkt dat een cheque niet is gestort, neem dan contact op met de begunstigde. Een eenvoudig telefoontje of e-mail is prima - u hoeft alleen maar in te checken om te controleren of ze de betaling hebben ontvangen en te vragen of ze de cheque zullen storten. Als dat niet werkt, is het een goed idee om een brief te sturen met de mededeling dat de cheque niet is gepresenteerd en dat ze u op de hoogte moeten stellen als ze de betaling niet hebben ontvangen.
Als u een sjabloon nodig hebt, gebruikt u onze voorbeeldbrief voor openstaande cheques .
Bijhouden: documenteer elke communicatie die u verzendt of ontvangt over uitstaande cheques. Mogelijk moet u bewijzen dat u toezichthouders heeft aangegeven dat u redelijke pogingen hebt gedaan om de betaling te voltooien, maar de begunstigde heeft niet meegewerkt of het was onmogelijk om contact op te nemen met de begunstigde.
Online factuur betalen: als individu kunt u het aantal "verrassingen" in uw persoonlijke account verminderen door online factuurbetaling te gebruiken in plaats van cheques te schrijven: de bank trekt bedragen af van uw betaalrekening wanneer de cheque wordt afgedrukt. Het geld wordt echter teruggestort op uw account als de begunstigde de cheque niet binnen een bepaalde tijd (meestal zes maanden of korter) stort.
Moet je nog een cheque schrijven?
Nadat ze met uw begunstigde hebben gesproken, kunnen zij u vragen om nog een cheque te sturen, die zij beloven onmiddellijk te storten.
Voordat u dit doet, vraag hen om indien mogelijk de oude cheque in te leveren. Dit elimineert de mogelijkheid dat ze (opzettelijk of onopzettelijk) beide cheques storten.
Het kan nodig zijn om een nieuwe cheque uit te geven zonder de oude cheque terug te krijgen. De cheque is mogelijk om welke reden dan ook verdwenen en uw begunstigde heeft een nieuwe nodig. Dit brengt u in een lastige situatie omdat u twee keer hoeft uit te checken voor een enkele betaling. Als de oude cheque wordt gestort, kan uw bank de cheque honoreren en betaalt u uiteindelijk het dubbele. Banken zullen over het algemeen de cheques niet eerbetonen die meer dan zes maanden geleden zijn geschreven , maar het gebeurt vaak genoeg dat u voorzichtig moet zijn (zelfs als u "Void na 90 dagen" of iets dergelijks op uw cheques afdrukt).
Twee strategieën kunnen u beschermen:
Stop betaling: als het bedrag groot genoeg is om problemen te veroorzaken (of als u de begunstigde niet vertrouwt), overweeg dan om uw bank te vragen om "stoppen met betalen" op de oude cheque. Deze aanpak is niet perfect, maar het kan u helpen beschermen. Stop betalingsverzoeken kosten geld, en ze duren slechts zes maanden, dus je moet het proces meerdere keren herhalen.
Maak een afspraak: vraag de begunstigde een document te ondertekenen met de belofte om beide cheques niet te storten (de voorbeeldbrief die hierboven is gekoppeld, bevat deze taal). Dat belet de begunstigde niet om twee keer te deponeren, maar voegt een herinnering en een papieren spoor toe dat nuttig kan zijn.
Waarom worden cheques niet verzilverd?
Cheques worden om verschillende redenen niet gestort.
- Geen haast: de eenvoudigste reden kan zijn dat de begunstigde er net niet in is geslaagd om de cheque te verwerken. Misschien hebben ze het geld niet dringend nodig en zijn ze druk in de weer met andere dingen.
- Door scheuren heen vallen: cheques kunnen ook verdwalen in stapels papier of achter de bureaus vallen. Nogmaals, als het geld niet belangrijk is voor de begunstigde, wordt het niet opgemerkt.
- Leveringsproblemen: ten slotte kunnen cheques in de e-mail aan u worden geretourneerd als het adres van een begunstigde is gewijzigd, maar dat proces kan verrassend lang duren.
Cheques afgegeven aan u
Als er een cheque is uitgegeven en deze na zes maanden nog steeds niet is betaald, neem dan contact op met de uitgever van de cheque en vraag om een vervanging. Mogelijk moet u de originele cheque retourneren of documenten ondertekenen waarin staat dat de cheque verloren of vernietigd is (en dat u niet zult proberen beide cheques te storten). Als u de uitgever niet kunt vinden, raadpleegt u het programma voor verlaten onroerend goed van uw staat om activa te claimen.