Waarom verzoening door banken belangrijk is
Bankreconciliatie
Om uw rekeningen te verzoenen, vergelijkt u uw overzicht van transacties en saldi met uw maandelijkse bankafschrift. Doorloop elke transactie afzonderlijk en zorg ervoor dat de bedragen perfect overeenkomen.
U moet er ook voor zorgen dat uw bankafschriften een saldo van een eindaccount tonen waarmee u akkoord gaat.
Als u bekend bent met het in evenwicht brengen van uw chequeboek , dan bent u al vertrouwd met bankafstemming. Je doet eigenlijk hetzelfde om dezelfde reden.
Het is normaal om kleine verschillen te zien als gevolg van timing, maar je moet in staat zijn om die verschillen gemakkelijk uit te leggen. U kunt bijvoorbeeld een cheque schrijven naar een leverancier en uw accountsaldo dienovereenkomstig verlagen, maar uw bank toont een hoger saldo totdat deze uw rekening bereikt (dit zijn ook bekend als openstaande cheques ).
Op dezelfde manier kan een automatische elektronische betaling een dag voor of na het einde van de maand op uw account terechtkomen, en mogelijk heeft u dit in een andere maand verwacht. Zolang deze discrepanties eenvoudig kunnen worden verantwoord, hoeft u zich waarschijnlijk geen zorgen te maken.
Waarom het belangrijk is om te verzoenen
Een regelmatige beoordeling van uw accounts kan u helpen problemen op te sporen voordat ze uit de hand lopen.
Zakelijke bankrekeningen zijn niet zo beschermd als consumentenaccounts volgens de federale wetgeving, wat betekent dat u niet op de bank kunt rekenen om fraude en fouten in uw account te dekken. Een uitgeput bedrijfsaccount kan verwoestend zijn.
Vang fraude
Een van de belangrijkste dingen om naar te kijken is elk teken van fraude.
- Waren legitieme cheques die u hebt uitgegeven, gedupliceerd of gewijzigd, wat heeft geresulteerd in meer geld dat uw bankrekening heeft verlaten?
- Werden cheques uitgegeven zonder toestemming?
- Zijn er ongeoorloofde overschrijvingen van het account of heeft iemand ongeoorloofde opnames gemaakt?
Voorkom problemen
Door uw account te combineren, kunt u ook problemen identificeren die mogelijk aandacht vereisen. U moet bijvoorbeeld mogelijk opnieuw evalueren hoe u omgaat met kasstromen en debiteuren, of misschien moet u uw archiveringssysteem en de boekhoudprocessen die u gebruikt, wijzigen.
- Weet hoeveel je echt beschikbaar hebt in je accounts
- Voorkom het stuiteren van cheques (of het maken van mislukte elektronische betalingen) aan partners en leveranciers
- Vermijd bankkosten voor onvoldoende saldo of ga naar kredietlijnen als dat niet echt nodig is
- Weet of klantenbetalingen zijn teruggeboekt of mislukt en of er actie nodig is
- Blijf op de hoogte van uw uitstaande cheques
- Zorg ervoor dat alles goed gaat in uw boekhoudsysteem
- Vang bankfouten
Wanneer te verzoenen
Het is verstandig om uw accounts minimaal maandelijks te controleren. Voor grootschalige bedrijven of situaties waarin fraude een risico is, is het vaak beter. Sommige bedrijven verzoenen hun bankrekeningen dagelijks. U kunt ook bescherming bouwen op uw bankrekeningen - vraag uw bank om ideeën. Een oplossing is Positive Pay, dat veel banken aanbieden, waardoor uw bank geen betalingen goedkeurt, tenzij u ze eerder op de hoogte heeft gesteld van de betaling.
Hoe te verzoenen
Het proces kan zo formeel of informeel zijn als u wilt. Sommige bedrijven maken een bankafstemmingsverklaring, maar het belangrijkste is om elke transactie van elke bron ( uw records en de bankrecords) te controleren: deze transacties matchen en uw rekeningsaldo aan het eind van elke periode vergelijken. Nogmaals, de periode kan maandelijks, dagelijks of een andere periode zijn die u kiest.
Waar vind je de informatie die je nodig hebt? Uw boekhoudsysteem moet alles hebben wat u nodig heeft, of u kunt het gewoon in een kasregister bewaren. Uw bank moet online toegang tot uw account bieden, zodat u transacties regelmatig kunt bekijken en downloaden.
Zie voor een meer gedetailleerde uitleg, samen met voorbeeldsjablonen (in elektronische en papieren vorm) hoe u een bankrekening in evenwicht kunt brengen .