Regels voor het accepteren van betalingen
De uitdaging voor bedrijven is het vermijden van slechte controles. U weet nooit zeker of klanten geld hebben in hun betaalrekeningen, en het is duur en tijdrovend als de cheques stuiteren.
Wat kunt u doen om de kans te verkleinen dat u een slechte cheque accepteert? De onderstaande stappen helpen u van start te gaan.
Controleer ID: u doet dit waarschijnlijk toch, maar als u dat niet doet, is het tijd om te beginnen. Het verifiëren van de identificatie van een schrijverschrijver helpt u ervoor te zorgen dat de persoon die u de cheque overhandigt, dezelfde persoon is die de eigenaar van het account is. U moet ook het adres in de ID controleren (en kopiëren) om te zien of dit overeenkomt met het adres op de cheque. Als de adressen niet overeenkomen, betekent dit niet dat je een slechte cheque krijgt, maar het is de moeite waard om te weten (dit kan, in combinatie met andere eigenaardigheden, wijzen op een probleem).
Let op de handtekening: houd vol dat alle cheques worden ondertekend op de plaats waar u bent gevestigd (ervan uitgaande dat klanten naar uw plaats van vestiging komen). Vergelijk die handtekening met de handtekening op de ID om er zeker van te zijn dat u met dezelfde persoon te maken hebt. U wilt de persoon daadwerkelijk zien ondertekenen, omdat een dief een wettig ondertekende cheque kan pakken, deze kan wijzigen en naar uw bedrijf kan brengen.
Contactgegevens opvragen: als de contactgegevens van de klant niet op de cheque zijn afgedrukt of niet up-to-date zijn, krijgt u een actueel adres en telefoonnummer. Als er iets misgaat met de betaling, is de eerste stap om contact op te nemen met de klant en hem te laten weten. Het kan een eerlijke fout zijn geweest en de klant zal het probleem snel oplossen; Als dit niet het geval is, moet u de klant mogelijk schriftelijk op de hoogte brengen voordat u juridische stappen onderneemt.
Kijk goed: werd deze cheque gedrukt door een professionele chequeprinter of werd deze gemaakt door een professionele dief? Controleer of de randen netjes zijn gesneden en vierkant zijn en let op beveiligingsfuncties bij het inchecken. Zoek naar tekenen van knoeien, zoals vlekken en slijtage op verdachte plaatsen.
Controleer het chequenummer: gebruik extra voorzichtigheid als de cheque afkomstig is van een nieuw account. Hoe weet je dat? Kijk naar het chequenummer. Een laag getal (101 of iets dergelijks) betekent meestal dat dit het eerste chequeboek is dat voor dat account is uitgegeven. Dat gezegd hebbende, kan iedereen vragen om zijn cheques op een hoger aantal te beginnen, dus check 9900 is niet noodzakelijk van een ervaren account.
Alleen de huidige datum: houd vol dat de cheques uitsluitend met de datum van vandaag zijn geschreven. Als een datum in de toekomst wordt gebruikt, kijk uit.
Alleen lokaal: houd indien mogelijk vast aan cheques die afkomstig zijn van klanten die in dezelfde staat als uw bedrijf wonen. Tuurlijk, mensen verplaatsen zich en uw klanten kunnen op vakantie zijn, maar de risico's zijn groter bij een controle buiten de staat.
Verifieer fondsen: neem bij twijfel contact op met de bank van de cheque schrijver en vraag geld te verifiëren voordat u de cheque accepteert. De bank kan uw verzoek weigeren en er is geen garantie dat het geld er zal zijn, ook al controleert de bank het geld, maar het is het proberen waard.
U kunt zich ook aanmelden voor een of andere verificatie-verificatieservice om verdachte cheques te markeren.
Besteed het niet meteen: houd er rekening mee dat een cheque altijd kan worden geretourneerd, en het kan langer duren dan verwacht. Het proces voor het vereffenen van cheques is verwarrend omdat uw bank u mogelijk in staat stelt om (een deel van) het geld van een cheque op te nemen of uit te geven voordat u weet of de cheque goed is. Als blijkt dat de cheque wordt teruggestuurd nadat u het geld heeft uitgegeven, moet u de bank terugbetalen. Dus hoe lang moet je wachten? 30 dagen moeten de meest voorkomende problemen behandelen, maar wacht langer als u enige twijfel hebt. Praat met uw bank en ontdek wanneer u weet of het geld daadwerkelijk is aangekomen.