Wat is een lockbox?
Voordelen van Lockboxes
De belangrijkste reden om lockbox-services te overwegen, is snelheid en efficiëntie: geld krijgt sneller toegang tot uw account en tegen lagere kosten voor uw organisatie.
Wanneer klanten of partners u geld sturen, moet u die gelden storten. Dat betekent wachten tot de betaling binnen is, iemand naar de bank sturen met de cheque (of een medewerker de betaling laten omzetten in een elektronische betaling ) en wachten totdat het geld op uw rekening staat.
Wanneer u een groot aantal vorderingen heeft, zijn er aanzienlijke middelen nodig om met deze betalingen om te gaan. Bovendien betekent het wachten op papieren cheques om door het land te reizen, dat je een extra dag of twee moet wachten voordat je betaald krijgt.
Snelle betaling: met een lockbox-service wordt u sneller betaald. Met invoer van uw bank stelt u postvakken in in geselecteerde geografische gebieden die de e-mailtijd van klanten minimaliseren. Natuurlijk heb je op die locaties geen werknemers - de bank wel - dus betaal je voor de mailbox en voor iemand om die betalingen voor je te verwerken.
Meerdere afleveringen per dag: soms wordt e-mail meerdere keren afgeleverd in grote postcentra, waardoor u ook sneller kunt verzamelen.
Met uw lokale e-mailservice ontvangt u mogelijk slechts één levering per dag, wat resulteert in extra "zweeftijd" . Vooral wanneer de bedragen in dollars groot zijn, kan het een dure extra tijd zijn om nog een werkdag te wachten.
Vorderingen uitbesteding: een medewerker van uw lockbox-service opent e-mail, geeft informatie over betalingen op en biedt soms extra diensten aan.
De belofte van leveranciers is dat u uw middelen kunt inzetten voor uw core-business terwijl u ze de verwerking van betalingen laat uitvoeren.
Extra tools: sommige lockbox-providers bieden extra functies die ervoor zorgen dat dingen soepel blijven lopen. Uw bank kan bijvoorbeeld een rekeningnummer bijhouden van cheques van klanten, zodat zij kunnen identificeren hoe een betaling moet worden bijgeschreven als uw klant vergeet een betalingsbewijs op te nemen (of de klant niet zijn rekeningnummer verstrekt). Voor vreemde items of fouten kan de bank een website opzetten waarop u deze "uitzonderingen" kunt bekijken en beslissen wat u met de betaling moet doen.
Elektronische conversie: bijna alle banken zullen betalingen naar elektronische betalingen voor u omzetten (indien toegestaan).
Soorten Lockboxes
Er zijn twee basistypen lockbox-services: detailhandel en groothandel.
Retail-lockboxes worden gebruikt door organisaties die een groot aantal relatief kleine betalingen ontvangen. Een bedrijf met klanten in het hele land (zoals een telefoonbedrijf) kan bijvoorbeeld op verschillende gebieden vergrendelingsbussen opzetten om te voorkomen dat betalingen meerdere dagen in de e-mail doorbrengen. Deze betalingen worden vaak geleverd met een standaard computerleesbare betalingsbon. In veel gevallen belanden de "online" factuurbetalingen van uw consumentenbankrekening in deze lockboxes.
Wholesale-lockboxes zijn voor grotere, minder frequente betalingen, zoals betalingen tussen zakelijke partners (leveranciers, bijvoorbeeld). Omdat deze betalingen groot kunnen zijn, is het misschien de moeite waard om het geld een of twee dagen sneller bij de bank te krijgen. Deze vorderingen zijn echter meestal niet zo eenvoudig als een cheque met een gestandaardiseerde betalingsbon - ze vereisen meer arbeid en expertise om te verwerken.
Andere lockboxes kunnen voor elk doel worden ingesteld. Elke keer als een vordering door de mail moet gaan, kan iemand een creatieve en aangepaste oplossing ontwerpen.