Hoe u cheques succesvol kunt afdrukken
Als u uw eigen cheques wilt afdrukken, heeft u het volgende nodig:
- Software voor het formatteren van de cheque
- MICR-lettertype om de computervriendelijke nummers onderaan elke controle af te drukken
- Controleer voorraadpapier met beveiligingsfuncties die voorkomen dat uw cheques worden gewijzigd of gekopieerd
- Magnetische inkt, die mogelijk optioneel is, maar waarmee u problemen en extra uitgaven kunt voorkomen
Hoeveel wil je doen?
Er zijn twee manieren om cheques te printen:
- Doe het allemaal vanaf nul.
- Bestel gedeeltelijk afgedrukte cheques van een professionele printer.
Als u niet alles wilt doen, is de eenvoudigste oplossing om een vinkje op de printer te laten werken - wat bij elke controle hetzelfde is. Besteed de taken uit het zetten van door een computer leesbare nummers op speciaal papier met magnetische inkt. Dan kunt u de cheques gewoon in uw printer laten vallen om de begunstigde , hoeveelheid en eventuele memo's toe te voegen. Met die aanpak hoeft u geen speciale inkt te behandelen of extra lettertypen te downloaden.
Controleer of printers verschillende opties bieden, zodat u kunt specificeren hoe uw cheques eruit zien en zij gebruikmaken van industriestandaard beveiligingsfuncties.
De meeste van hun producten zijn compatibel met populaire softwareprogramma's, dus u kunt zich concentreren op belangrijkere dingen dan het formatteren controleren.
Software voor het afdrukken van cheques
Hoewel u uw eigen controles kunt ontwerpen en afdrukken zonder speciale software, vergt dit enige ontwerpvaardigheden en tijd. Een kant-en-klaar pakket doet het meeste werk voor u en de software is relatief goedkoop, vooral als u de kosten over een groot aantal controles kunt spreiden.
Er is een goede kans dat je al hebt wat je nodig hebt. Populaire software voor geldbeheer, zoals Quicken en QuickBooks, maken het gemakkelijk om een betaling te maken en een cheque uit te printen. Bovendien helpen deze programma's u bij het volgen van betalingen zonder ze handmatig in te voeren door een record aan te maken wanneer u de cheque afdrukt. Nogmaals, het is het gemakkelijkst om "controlevoorraad" papier te gebruiken dat is besteld bij een chequeprinter of kantoorwinkel met deze programma's. Maar je kunt zelf een sjabloon ontwerpen als je dat wilt.
Naast de bovenstaande programma's kunnen tal van alternatieve softwareleveranciers u helpen bij het maken van cheques. Zelfs nieuwere boekhoudprogramma's kunnen u helpen ouderwetse cheques af te drukken. Met Xero kunt u bijvoorbeeld een cheque-ontwerp aanpassen en bankinformatie toevoegen in MICR-indeling.
Apparatuur nodig om cheques te printen
U kunt uw eigen cheques afdrukken met vrijwel elke printer. Het is echter verstandig om magnetische inkt te gebruiken als u de cheques helemaal opnieuw wilt afdrukken. Controleer leesmachines bij banken en winkeliers het beste als uw bankgegevens worden afgedrukt met magnetische inkt. U kunt mogelijk wegkomen met het gebruik van gewone oude inkt (zie hieronder), maar u moet op de hoogte zijn van de compromissen. Het vinden van magnetische inkt is niet altijd eenvoudig in de winkels van lokale kantoren, en het is duurder dan standaardinkt.
Gebruik speciaal vinkje om de cheque af te drukken. Dat artikel heeft beveiligingsfuncties die het moeilijker maken om bestaande controles te wijzigen en valse cheques aan te maken met behulp van uw accountinformatie.
Heeft u magnetische inkt nodig om cheques te printen?
Technisch gezien niet. U neemt echter een risico als u bankgegevens afdrukt met standaardinkt. Wees op uw hoede voor softwareleveranciers die het probleem te simplificeren en beweren dat u altijd cheques kunt afdrukken zonder magnetische inkt.
Alleen bankinformatie: voor de hele cheque is geen magnetische inkt nodig. Het belangrijkste onderdeel is uw bankgegevens , inclusief het routeringsnummer en uw accountnummer . Dat zijn de grappige cijfers langs de onderkant van een vinkje, ook wel bekend als de MICR-regel. Als u deze nummers had voorgedrukt door een vinkje en u drukt alleen informatie over de begunstigde en het bedrag af, hebt u geen magnetische inkt nodig.
Evoluerende stortingen: Computers met magnetische lezers lezen de accountinformatie van deze controles af om de verwerking te versnellen. Hoewel we zeker op weg zijn naar optische lezers, gaan sommige cheques nog steeds door traditionele lezers. In het tijdperk van stortingen van mobiele cheques , waar consumenten een foto van een cheque maken om een storting te doen, neemt de behoefte aan magnetische inkt af.
Maar wat als u uw cheques zonder magnetische inkt afdrukt en de cheque door een magnetische lezer gaat? Vervolgens moet de cheque handmatig worden verwerkt, wat kan resulteren in kosten voor u of uw begunstigde, evenals een tragere verwerking.
De veiligste route is om magnetische inkt te gebruiken. Het is duurder dan gewone inkt, maar het is niet schandalig.
Slechts één controle nodig?
Als u slechts één cheque nodig heeft, kan uw bank u misschien geven wat u nodig heeft. U moet bijvoorbeeld mogelijk een ongeldige cheque opgeven voor het instellen van directe storting , of misschien heeft u een eenmalige situatie waarvoor een papieren cheque is vereist. Banken bieden meestal kleine hoeveelheden cheques aan met daarop uw accountgegevens tegen een kleine vergoeding. Bel vooruit en vraag of het mogelijk is om een tegencontrole te krijgen voordat u naar het kantoor gaat.
Hoe cheques te printen
Zodra u over de benodigde materialen beschikt, bent u klaar om een betaling uit te voeren. Als u boekhoudsoftware gebruikt, moet het programma de meeste taken voor u automatiseren. Voer anders de datum, hoeveelheid en andere informatie in alsof u een cheque handmatig schrijft .