Tips voor de huishoudelijke werkbelasting
"Als een gezin een werknemer $ 1.900 of meer in een kalenderjaar betaalt, dan zijn ze officieel een huishoudelijke werkgever bij een werknemer en moeten ze de sociale zekerheid en de Medicare achterhouden en werkgeversbelastingen betalen", zegt Eva MacCleery, belastingadviseur en directeur van de klantenservice bij Care.com HomePay.
Deze drempel van $ 1.900 geldt voor het kalenderjaar 2015. Voor 2016 is de drempel $ 2.000. In Tax Topic 756 schrijft de IRS:
"Als u contante lonen van $ 2.000 of meer betaalt voor 2016 (deze drempel kan van jaar tot jaar veranderen) naar een huishoudelijke medewerker, moet u over het algemeen 6.2% van de sociale zekerheid en 1.45% van Medicare-belastingen achterhouden (voor een totaal van 7.65% ) van alle contante lonen die u aan die werknemer betaalt.U moet ook uw deel van de sociale zekerheid en Medicare-belastingen betalen, wat ook 7,65% van het contante loon is. (Cashlonen omvatten het loon dat u betaalt per cheque, postwissel, enz.) Tenzij je geeft er de voorkeur aan om het aandeel van uw werknemers in de sociale zekerheid en Medicare-belastingen uit uw eigen vermogen te betalen, u dient 7,65% te onthouden van elke betaling van contante lonen die u maakt. "
Is uw helpende hand een werknemer?
De beste manier om erachter te komen of u verantwoordelijk bent voor het betalen van huishoudelijke belasting, vindt MacCleery, is om uzelf de volgende drie vragen te stellen:
- "Welke soorten taken vervult de werknemer, zijn deze van huishoudelijke aard?"
- "Wie bepaalt de manier waarop het werk wordt uitgevoerd?" en tenslotte
- "Betaal ik deze persoon 1.900 dollar of meer per jaar?" ($ 2.000 voor 2016)
"Household Nature" definiëren
Werk met een "huishoudelijk karakter" omvat diensten die worden verleend in de volgende beroepen:
- Kinderopvang,
- conciërges,
- Huis schoonmaken,
- Huishoudelijk personeel,
- chauffeurs,
- Gezondheidszorg thuis,
- Huishoudelijke dienst,
- Nannies,
- Privéverpleegkundigen, en
- Werfarbeiders.
Hoeveel controle hebt u over het werk dat uw huishoudelijke professional in uw huis doet? Voert de werknemer diensten onafhankelijk uit of werkt hij als werknemer? Wie controleert het werk?
"De werknemer is uw werknemer als u niet alleen kunt bepalen welk werk wordt gedaan, maar ook hoe het wordt gedaan", zegt de IRS in Publication 926, de belastinggids voor huishoudelijk werkgevers. MacCleery vertelt verder: "u bent een huishoudelijke werkgever wanneer u het recht hebt om te controleren wanneer, waar, hoe en door wie het werk moet worden uitgevoerd."
Als het niet duidelijk is of de werknemer een werknemer of een onafhankelijke aannemer is, dan "kunt u de IRS u een formele uitspraak doen", zegt MacCleery; "u kunt een formulier SS-8 invullen door 20 vragen te beantwoorden, naar de IRS te sturen en de aard van het werk te beschrijven, waarna de IRS met een formele uitspraak op u terugkomt."
Het proces voor het afhandelen van huishoudelijke werkbelasting
Zodra gezinnen werknemers $ 2.000 of meer per jaar (voor 2016) betalen, hebben ze 'dezelfde verplichtingen als een bedrijf', zegt MacCleery.
"De werknemer vult een W-4 in , het gezin houdt op kwartaalbasis belasting, biedt paystubs, [en] bestandenbelasting, net als een bedrijf."
Stap 1: een budget instellen
In een begroting zal rekening worden gehouden met alle kosten in verband met het in dienst hebben van huishoudpersoneel. Dit omvat brutoloon plus belasting op werkgevers alleen. Misschien wilt u ook belastingverminderingen aftrekken, zoals flexibele zorguitgaven voor afhankelijke zorg of het belastingkrediet voor kinderen en afhankelijke zorg .
Stap 2: onderteken een arbeidsovereenkomst met de huishoudhulp.
Er is een voorbeeldcontract op de Care.com HomePay-site op https://www.care.com/homepay/sample-nanny-contract-1309060137
Stap 3: Registreer bij de IRS en staat
U moet eventuele loon- en werkbelastingrekeningen instellen. U hebt een werkgever-identificatienummer nodig zodat uw loonbelasting correct kan worden verwerkt.
Stap 4: Stel Payroll in
Dit omvat de frequentie van betalen (zoals wekelijks, tweewekelijks of halfmaandelijks), het opzetten van software voor loonadministratie en het instellen van directe storting en processen voor het uitgeven van paystaven. Belastingaangiften worden op kwartaalbasis ingediend. Aan het einde van het jaar geeft het gezin een formulier W-2 af aan werknemers om hun jaarlijkse loon en belastinginhoudingen te melden. En tot slot wordt een schema H ingediend bij Formulier 1040 om de jaarlijkse loonheffingen samen te vatten. Gezinnen kunnen een accountant inhuren om hen te helpen bij het opzetten van hun payroll-processen en het voorbereiden van hun aanmeldingen gedurende het hele jaar.
Stap 5: blijf bij de deadlines
Deadlines "zijn afgestemd op elke klant", zegt MacCleery. De IRS en "sommige staten willen de belastingbetalingen vaker wanneer de belastingbetalingen groter zijn." Er zijn termijnen voor het betalen van belastingen en deadlines voor het indienen van aangiften. Zoek uit welke deadlines van toepassing zijn op uw situatie.
Hoe huishoudelijk werkbelasting van de werknemer profiteert
Huishoudelijke belasting op arbeid komt de werknemer ten goede "omdat ze nu een beroepsverleden heeft", zegt MacCleery. De werknemer krijgt "recht op belangrijke voordelen zoals sociale zekerheid en Medicare bij pensionering, en werkloosheid indien ontslagen buiten de schuld van haar eigen." MacCleery merkt op dat huishoudelijk personeel in vijf staten in aanmerking komt voor een arbeidsongeschiktheidsverzekering, waardoor de werknemers dekking hebben als ze niet in staat zijn om te werken vanwege een blessure of ziekte.
Voordelen voor de werkgever - Risico's en boetes verminderen
Het belangrijkste voordeel van het naar behoren betalen van uw huishoudprofessional is dat huishoudelijke werkgevers hun controlerisico verminderen, met inbegrip van risico's van misclassificatie van werknemers.
Wat staat er op het spel? Overweeg dit hypothetische scenario: stel dat een familie hun werknemer als onafhankelijke contractant verkeerd indeelt en de werknemer een 1099-MISC afgeeft in plaats van een W-2. "Gezinnen hebben het gevoel dat ze het goede doen door een belastingformulier te gebruiken", zoals de 1099-MISC, zegt MacCleery, "maar nu moet de werknemer beide delen van VAIS betalen. Als de werknemer echt een werknemer is, dan is de familie moeten hun deel van VAIS plus werkloosheidsbelastingen betalen. "
Overheidsinstanties werken nauw samen met de IRS inzake misclassificatievraagstukken bij werknemers. Dus als één bureau het risico loopt dat een werknemer als onafhankelijke contractant wordt geklasseerd, kunnen ze de informatie delen met het andere bureau om samen aan die zaken te werken. "Wat we zien is dat de werknemer zijn baan verliest en een werkloosheidsuitkering claimt: het staatsbureau heeft geen record (van inkomsten), dus voert (de) staat een audit uit bij het gezin en moet het gezin een belasting met terugwerkende kracht indienen. keert terug ", legde MacCleery uit.
Voordelen voor de werkgever - Belastingvermogens
Maar er is nog een voordeel voor huishoudelijke werkgevers. "Naast de gemoedsrust zullen ze waarschijnlijk in aanmerking komen voor een belastingvermindering", zegt MacCleery. De huishoudelijke werkgever zou het kinderkorting en het belastingkrediet voor afhankelijke zorg kunnen opnemen op hun persoonlijke 1040. Voor belastingbetalers met een aangepast bruto-inkomen van meer dan $ 43.000 is het kinderzorgtegoed 20% van de uitgaven voor kinderopvang waard, met een maximum belastingverminderingbedrag van $ 600 voor gezinnen met één kind of $ 1200 voor gezinnen met twee of meer kinderen.
Bovendien, als de belastingbetaler een kinderopvang flexibele uitgavenrekening op hun werk heeft, kunnen ze tot $ 5.000 aan looninkomen vóór belastingen beschermen door middel van een flexibele uitgavenabonnement voor afhankelijke zorg.
Nu zijn deze twee belastingvoordelen met elkaar gecoördineerd. Voor belastingbetalers die toegang hebben tot FSA, is de voorkeursstrategie het maximaliseren van hun afhankelijke zorg FSA ($ 5.000). Als de belastingbetaler twee of meer kinderen heeft, dan zouden ze de volgende $ 1.000 kinderopvangkosten gebruiken als onderdeel van hun kinderkorting, wat resulteert in een belastingkrediet van $ 200.
"Dat is de meest efficiënte splitsing", zegt MacCleery; "splits het alleen op die manier als het gezin twee of meer personen ten laste heeft, anders is de beste gok om $ 5.000 te gebruiken voor de zorgafhankelijke zorgrekening en niet om het krediet voor kinderopvang te nemen.Als je om wat voor reden dan ook geen toegang hebt tot een afhankelijk persoon zorgrekening, dan kun je alleen op het krediet voor kinderopvang terugvallen. "
"Het is niet zo duur om legaal te betalen als je alle belastingvoordelen in aanmerking neemt," zei MacCleery.
Household Employment Tax Link Directory:
Op de IRS.gov-website
- Publicatie 926, belastinggids voor huishoudelijk werkgevers
- Tax Topic 756, Employment Taxes for Household Employees
- Schema H (Form 1040), Huishoudelijke arbeidsbelastingen
- Publicatie 15 (circulaire E), belastinggids voor werkgevers
- Personeel van huishouden inhuren
- Familiale zorgverstrekkers en zelfstandige belasting
- Tax Topic 602, Child and Dependent Care Credit
- Publicatie 503, uitgaven voor kinderen en afhankelijke zorg
- Formulier W-10, Identificatie en certificering van de zorgaanbieder (pdf, inclusief instructies)
- Formulier 2441, uitgaven voor kinderen en afhankelijke zorg
- Internal Revenue Manual, 20.2.12, Penalties and Interest on Employment Taxes
Voor het eerst gepubliceerd op 27 maart 2015. Herzien op 20 april 2015.