Het archiveren van financiële gegevens is een persoonlijke voorkeur en geen vereiste (hoewel regelmatig back-uppen is!). Sommige Quicken-gebruikers maken aan het einde van elk jaar een gearchiveerde kopie van hun gegevens, maar u kunt besluiten een deel van het gegevensbestand te archiveren als het een paar jaar oud is.
De archiefopdracht in Quicken maakt een kopie van transacties voorafgaand aan en inclusief een datum die u opgeeft. U verliest geen transacties, omdat bij archivering in deze software de gearchiveerde transacties niet worden gesplitst van het oorspronkelijke gegevensbestand.
Voordat u begint, controleert u of u werkt met het gegevensbestand dat u wilt archiveren. Als u slechts één gegevensbestand hebt gebruikt, is dit geen probleem.
01 Hoe Quicken Archive werkt en aan de slag gaat
Opmerking: als u een oudere Quicken-versie gebruikt, ziet u het einde van het jaarvenster dat wordt weergegeven op deze pagina. Meer recente versies geven de afbeelding weer in stap 2 van deze zelfstudie.
Start het Quicken File Archive Process
Als je een oudere Quicken-versie gebruikt:
- Klik in Quicken op File in de linkerbovenhoek en vervolgens op File Operations
- Klik op Kopie jaareinde
- Selecteer Archief en klik op OK
Als u een nieuwere Quicken-versie gebruikt, ziet u het venster Create a Year End Copy met twee opties:
- Selecteer dit om uw gegevens te archiveren met behoud van alle transacties in uw gegevensbestand: Huidig gegevensbestand, selecteer niets doen. Mijn huidige gegevensbestand blijft ongewijzigd.
- Selecteer deze optie met een datum om oudere transacties uit uw gegevensbestand te verwijderen op hetzelfde moment dat u archiveert: ik wil alleen transacties in mijn huidige gegevensbestand beginnen met deze datum. In de toekomst hebt u toegang tot transacties die zijn gesneden uit uw gegevensbestand door het archiefbestand te openen.
02 Stel een bestandsnaam en locatie in voor het gearchiveerde bestand
Oudere Quicken-versies: Quicken wijst een naam toe aan het archiefbestand door de laatste twee cijfers van het jaar aan het einde van de bestandsnaam te plaatsen.
Nieuwere versies: Quicken voegt BKP toe aan de bestandsnaam.
U kunt de bestandsnaam en locatie wijzigen, ongeacht in welk jaar uw versie van Quicken is.
Een Quicken archiefbestand een naam geven:
- Namen van gegevensbestanden beginnen met een schuine streep en eindigen op .QDF. Voer een nieuwe bestandsnaam in direct tussen de schuine streep en .QDF.
- Deze tekens kunnen niet worden gebruikt in bestandsnamen: *? | ": \ /.
- Net zoals de meeste mensen de standaardbestandsnaam van Quicken accepteren, accepteren de meeste mensen ook gewoon de bestandslocatie. U kunt de locatie wijzigen door te klikken op Bladeren naast de bestandsnaam en vervolgens door de bestandsstructuur van uw computer te navigeren naar de locatie waar u het archief wilt opslaan. Als u het archief op een cd, USB of een andere externe mediabron wilt opslaan, kies de stationsletter nadat u op Bladeren hebt geklikt. Om het archiefbestand op te slaan naar een online back-upservice, kiest u de bestandsmap en / of de stationsletter die uw service gebruikt. Als u dit niet kunt achterhalen, slaat u het archiefbestand gewoon op uw bureaublad op en verplaatst u het naar de map met back-upservices.
- Quicken-bijlagen worden alleen gearchiveerd als er voldoende ruimte op uw computer beschikbaar is.
03 Kies de datum voor het Quicken-archiefbestand
Als u een nieuwere versie van Quicken heeft en u de optie "Niets doen" hebt geselecteerd die in stap 1 is besproken, volgt u deze instructies. Als u de andere optie hebt geselecteerd, gaat u verder met de volgende stap.
Als u een eerdere versie van Quicken gebruikt, volgt u deze instructies:
- Accepteer Quicken's archiveringsdatum voor 'archiefgegevens tot en met' of wijzig de datum in archieftransacties die vóór en op een door u aangegeven datum hebben plaatsgevonden.
- U kunt in het datumvak klikken en een nieuwe datum typen.
- Of klik op het kalendersymbool rechts van het datumvak en gebruik vervolgens de pijlen aan weerszijden van de maand om vooruit en terug door de kalender te bladeren. Wanneer u de gewenste maand bereikt, klikt u op de dag van de maand om de datum in te vullen.
04 Sla het archiefbestand op
Als u ervoor kiest om het archiefbestand te bekijken, kunt u terugkeren naar uw oorspronkelijke gegevensbestand door op Bestand te klikken en vervolgens het originele bestand te kiezen in de lijst onder aan de keuzes die in het pop-upvenster verschijnen.
Waarschuwing! Verander het archief niet!
Wijzig geen transacties in een Quicken-archiefbestand, alleen naar uw originele gegevensbestand. U kunt ervoor zorgen dat er geen fouten worden gemaakt door een transactiewachtwoord in te stellen, waardoor de gegevens kunnen worden bekeken, maar er geen wijzigingen kunnen worden aangebracht zonder het wachtwoord in te voeren. U kunt ook een bestandswachtwoord instellen zodat niemand anders het bestand kan bekijken of wijzigingen kan aanbrengen.