De beste veilige manieren om belastingdocumenten naar uw accountant te verzenden

by William Perez

Weersta de drang om e-mail te gebruiken

In de tijd van internet wordt het steeds drukker op het moment dat mensen de hulp inroepen van professionals en accountants die zich op een ongemakkelijke afstand bevinden. Het kan verleidelijk zijn om gewoon de nodige informatie te e-mailen, maar dat is niet het beste idee.

U moet ervoor zorgen dat uw belastingdocumenten op de meest veilige en betrouwbare manier mogelijk worden afgeleverd bij uw gecertificeerde openbare accountant, geregistreerde agent of andere belastingdeskundige. Belastingdocumenten bevatten zeer gevoelige informatie zoals uw naam, adres, burgerservicenummers voor u en uw gezinsleden, hoeveel geld u verdient en waar u bankiert. En dat is alleen voor starters. Als die gegevens in verkeerde handen vallen, kunt u uiteindelijk slachtoffer worden van identiteitsdiefstal.

Hier zijn enkele tips om ervoor te zorgen dat uw documenten en uw gegevens intact en veilig op hun bestemming aankomen.

Bijgewerkt januari 2018 door Beverly Bird

01 Maak een lijst

Maak een lijst van al uw W-2's , 1099s en andere belastinggerelateerde documenten. Dit bereikt twee dingen: u weet precies wat u naar uw accountant hebt gestuurd en als er iets verloren gaat en niet aan de andere kant aankomt, kunt u vaststellen wat het was. Je hebt ook het begin van een checklist voor de belastingvoorbereiding van volgend jaar.

02 Maak reservekopies

Als u de werkelijke papieren exemplaren van uw belastingdocumenten verzendt, doe uzelf dan een plezier en kopieer ze allemaal eerst. Op die manier zul je niet zonder essentiële informatie zijn als ze inderdaad verloren gaan. U kunt ze fotokopiëren of scannen naar afbeeldings- of PDF-bestanden en ze als extra voorzorgsmaatregel opslaan op uw pc en op een flashstation. Hoe dan ook, zorg dat u een reservekopie hebt voordat u het papierwerk naar uw accountant stuurt.

03 De beste optie is handmatige bezorging

Wanneer een spion ervoor wil zorgen dat een document op het juiste moment in de film aan de juiste persoon wordt afgeleverd, levert hij deze persoonlijk af. Hij neemt niet de kans dat het kan worden onderschept.

Je kunt deze old-school tactiek gebruiken om voor je te werken door persoonlijk je belastingdocumenten aan je accountant te bezorgen als dat mogelijk is. Geef ze op zijn minst af aan zijn assistent, secretaresse, receptionist of ander kantoorpersoneel. Dit elimineert elk risico dat ze verloren gaan in de uitzending of worden onderschept door afluisteraars.

04 Uw documenten mailen

Postbezorging is redelijk veilig en is waarschijnlijk de op één na beste optie als u in Philadelphia woont en uw accountant in Pittsburgh is, dus handbestelling is geen optie.

Uw documenten worden beschermd tegen onopzettelijke afluisterpraktijken omdat ze in een envelop zijn gewikkeld. Het openen van de e-mail van iemand anders is een misdaad, althans in de VS, en hoewel dat een vastberaden crimineel niet kan afschrikken, zijn er tenminste wetten in de boeken om daders te straffen.

Dat gezegd hebbende, kunnen documenten wel eens verloren gaan of beschadigd raken in de e-mail, dus het kan een goed idee zijn om die back-upkopieën die u hebt gemaakt in plaats van de originelen te verzenden. En overweeg om een vorm van bezorging of handtekeningbevestiging te gebruiken of de US Postal Service volledig te omzeilen en in plaats daarvan een bezorgdienst te gebruiken, zoals Federal Express of UPS.

05 Faxen van uw documenten

Documenten faxen naar uw accountant kan een snelle manier zijn om ze te bezorgen en is relatief veilig. Zolang de telefoonlijn van de accountant niet wordt aangeboord, is de kans groot dat uw transmissie niet wordt onderschept door identiteitsdieven. Maar wees er absoluut zeker van dat u het faxnummer correct hebt.

Er zijn een paar nadelen. Gefaxte documenten kunnen soms moeilijk te lezen zijn en het laatste wat een belastingprofessional wil doen, is erbij zitten gissen of een nummer een zes of een acht is of extra tijd nemen om u te bellen om erachter te komen. Faxen werkt het beste als u slechts een paar pagina's hoeft te verzenden. Voor langere documenten en vooral voor documenten met informatie aan beide kanten van een pagina, is faxen misschien niet de beste oplossing.

06 Als u e-mail moet gebruiken ...

E-mail is handig en snel, maar het kan ongeveer evenveel beveiliging bieden als een ansichtkaart. Tenzij u voorzorgsmaatregelen neemt, kan elke netwerkaanbieder de inhoud van uw e-mail bekijken en uw bijlagen bekijken. Of ze opletten en de inhoud daadwerkelijk volgen, is niet belangrijk - er is nog steeds potentieel.

Controleer of uw accountant beveiligde software voor bestandsuitwisseling gebruikt, zoals LeapFile. Velen doen dat volgens Chip Capelli, een accountant in Provincetown, Massachusetts, en dit kan een game changer zijn.

Plaats uw belastingdocumenten op zijn minst in een gecodeerde wrapper, zoals een met een wachtwoord beveiligd DOC-, PDF- of ZIP-bestand. "Scan alles naar een PDF en beveilig het vervolgens met een wachtwoord", adviseert Capelli. Verzend nooit informatie die u privé wilt houden, zoals uw burgerservicenummer, als platte tekst in de hoofdtekst van uw e-mailbericht. Wat als u per ongeluk het bericht naar het verkeerde adres stuurt of uw e-mail wordt gescand en de gegevens door uw serviceprovider worden geoogst? Door voorzorgsmaatregelen te nemen om uw belastingdocumenten te beveiligen, kunt u uw financiën beschermen.

Als Erger tot het ergste komt

Neem onmiddellijk contact op met de Internal Revenue Service als je merkt dat je bent gestoord ondanks je beste inspanningen. U kunt zelfs contact opnemen met de IRS als u denkt dat u mogelijk bent gehackt. De IRS zal dit onderzoeken. Formulier 10439 om belastingfraude of vermoedelijke fraude van deze aard te melden. U kunt het formulier op de IRS-website openen, samen met informatie over waar u het moet posten of faxen.