Het W-9-formulier is een relatief eenvoudig document
U kunt ook door uw bank of andere financiële instellingen worden gevraagd om formulier W-9 in te vullen, zodat zij verschillende soorten 1099-formulieren kunnen voorbereiden om rente, dividenden en andere inkomsten die u aan de IRS hebt verdiend, te melden. U kunt er zelfs om worden gevraagd wanneer u een account opent.
En, natuurlijk, als u of uw bedrijf onafhankelijke contractanten of consultants betaalt, zult u ook moeten omgaan met de fijne kneepjes van Form W-9. Gelukkig zijn ze niet ingewikkeld.
Waar kunt u formulier W-9 kopen?
In de meeste gevallen geeft het bedrijf of de financiële instelling u een leeg formulier W-9 en vraagt u het in te vullen. Anders, als u of uw bedrijf in staat is om Form W-9's uit te geven aan onafhankelijke contractanten, kunt u het formulier downloaden van de IRS-website.
Formulier W-9 invullen
Het invullen van formulier W-9 is vrij eenvoudig. Geef gewoon uw naam en sofinummer op. Bedrijven moeten daar hun naam en hun werkgever-identificatienummer vermelden.
Wanneer u formulier W-9 indient, verklaart u aan de IRS dat het btw-nummer dat u opgeeft correct en juist is.
Waarschuwingsborden om op te letten
Formulier W-9 is een standaard belastingdocument. Op zich levert dit niet veel problemen op, maar er zijn een paar situaties die een rode vlag kunnen zwaaien:
- U kent de persoon of onderneming niet die u vraagt om de W-9 in te vullen. U moet altijd voorzichtig zijn bij het verstrekken van gevoelige informatie zoals uw naam, adres, sofinummer of werkgeversidentificatienummer. Zorg ervoor dat u weet wie u vraagt om het formulier in te vullen, waarom ze dit doen en hoe de belastinginformatie die u verstrekt zal worden gebruikt.
- Zorg ervoor dat je de W-9 veilig verstuurt. Verstuur uw voltooide W-9 niet als onbeveiligde of niet-gecodeerde e-mailbijlage. Gebruik een veilige methode voor bezorging, zoals handaflevering, e-mail of een gecodeerde bestandsbijlage bij een e-mail.
- Vraag welke soorten belastingdocumenten de aanvrager van plan is aan u te verstrekken. Als u niet zeker weet waarom u wordt gevraagd om een W-9 in te vullen, vraag dan welke soorten belastingdocumenten u kunt verwachten wanneer de informatie wordt gebruikt.
- U verwachtte in plaats daarvan een formulier W-4. Als je een nieuwe baan begint en je nieuwe werkgever je een W-9 geeft om in te vullen, vraag dan of je als een zelfstandige zelfstandige aannemer of als een werknemer gaat werken. Medewerkers vullen formulieren W-4 in om hun belastingvrijstelling in te stellen. Zelfstandigen hebben geen belastingen ingehouden op hun loon - zij zijn zelf verantwoordelijk voor het doen van betalingen aan de IRS.
Tips voor het invullen van formulier W-9 als u een bedrijf met beperkte aansprakelijkheid bent
- Als uw LLC zijn eigen afzonderlijke fiscale eenheid is, zoals een partnerschap, C-bedrijf of S-corporation, meldt u de naam van de LLC en het federale werkgever-identificatienummer op het formulier W-9. Vink het juiste vakje aan voor de belastingclassificatie om aan te geven of u een partnerschap, een C-bedrijf of een S-bedrijf bent. Controleer het vakje met beperkte aansprakelijkheid niet. Dit klinkt contra-intuïtief, maar het is wat de IRS zegt in zijn instructies.
- Als de LLC eigendom is van een andere LLC, zou u het vakje met de beperkte aansprakelijkheid van het bedrijf controleren. U moet ook de belastingclassificatie van de moeder LLC aangeven.
- Als de LLC eigendom is van één lid , geeft u de belastingclassificatie van de eigenaar op.
- Als de LLC eigendom is van één persoon die een persoon is , geeft de IRS aan dat u de naam van de eigenaar op de regel 'naam' en de naam van de LLC op de 'bedrijfsnaamregel' moet opgeven. De IRS geeft er de voorkeur aan u rapporteert het sofinummer van de eigenaar in plaats van het federale werkgever-identificatienummer van de werkgever.
Tips als u onderworpen bent aan verplichte bronvermelding
U moet ook op formulier W-9 certificeren of u bent onderworpen aan back-up-inhouding . Dit is een vast tarief van 28 procent voor betalingen aan u of uw bedrijf onder bepaalde omstandigheden.
Er zijn twee veel voorkomende redenen voor het achterhouden van back-ups: uw naam en SSN komen niet overeen met IRS-records, of u heeft een of meer openstaande belastingschulden en de IRS heeft u laten weten dat u onderworpen bent aan verplichte back-up-inhouding totdat deze belastingen volledig zijn betaald .
De meeste belastingplichtigen zijn vrijgesteld van back-up-inhouding, maar als de IRS u heeft meegedeeld dat u hieraan onderhevig bent, moet u de taal in opsommingsteken # 2 in het certificatiegebied markeren. Dit gedeelte luidt:
"2. Ik ben niet onderworpen aan back-up-inhouding omdat: (a) ik ben vrijgesteld van back-up-inhouding, of (b) ik niet door de Internal Revenue Service (IRS) ben gewaarschuwd dat ik ben onderworpen aan back-up-inhouding als gevolg van een niet-melding van alle rente of dividenden, of (c) de IRS heeft me meegedeeld dat ik niet langer onderworpen ben aan back-up-inhouding. "
Antwoorden op veelgestelde vragen
Hoe vaak moet ik een formulier W-9 bijwerken?
U dient een nieuw formulier W-9 in te dienen wanneer uw gegevens veranderen. Vul een nieuwe W-9 in als uw naam, bedrijfsnaam, adres, sofinummer of werkgeversidentificatienummer zijn gewijzigd.
Ik ontving een W-9 van een onwaarschijnlijke bron. Wat moet ik doen?
Sommige mensen hebben verzoeken ontvangen voor formulier W-9 van verhuurders en andere mensen of bedrijven. Formulier W-9 wordt gebruikt om officieel een persoon of bedrijf te vragen hun naam, adres en identificatienummer van de belastingbetaler te verstrekken, zodat de verzoekende partij op gepaste wijze belastingdocumenten kan afgeven aan de IRS. Over het algemeen zal elk bedrijf dat u rente, dividenden, niet-werknemerscompensatie of andere soorten te rapporteren inkomsten betaalt, waarschijnlijk formulier W-9 aanvragen, dus het lijkt onwaarschijnlijk dat een verhuurder u vraagt om er een in te vullen. Als u een W-9 ontvangt van een onwaarschijnlijke bron die u niet verwacht, zal u om welke reden dan ook geld betalen, vraag dan waarom deze nodig is. Voltooi het niet en dien het in als je twijfels hebt, althans niet zonder eerst een belastingprofessional te raadplegen.
Ik kreeg een W-9 van mijn werkgever. Wat moet ik doen?
Als u wordt of wordt behandeld als een werknemer met een regelmatig salaris en uw werkgever plotseling vraagt om een formulier W-9 in te vullen, betekent dit dat uw werkgever u nu als een onafhankelijke contractant wil behandelen. Dit kan een nogal kleverige situatie zijn. Aan de ene kant zijn er enkele legitieme redenen waarom u misschien een zelfstandige aannemer zou worden in plaats van een werknemer. Aan de andere kant zijn werkgevers soms in financiële moeilijkheden en kunnen ze het zich niet langer veroorloven om de helft van de loonbelasting te betalen.
Als u een W-9 van uw werkgever krijgt, moet u zich eerst afvragen of u een werknemer of een onafhankelijke aannemer bent. Als u denkt dat u een werknemer bent en geen consensus kunt bereiken nadat u met uw werkgever hebt gesproken, kunt u de IRS vragen om uw werkstatus te bepalen. Natuurlijk kan je werkgever dit misschien niet op prijs stellen, maar het is beter om veilig te zijn dan sorry. Als uw werkgever u als onafhankelijke contractant herclassificeert, wordt u verantwoordelijk voor het betalen van zijn helft van de loonbelasting als zelfstandige belasting.