Waarom bedrijven uitbesteden?
Er zijn veel redenen waarom een bedrijf bepaalde bedrijfsfuncties kan uitbesteden. Enkele van de meest voorkomende redenen zijn:
- De bedrijfskosten verlagen en beheersen
- Verbetering van de bedrijfsfocus
- Toegang krijgen tot capaciteiten van wereldklasse
- Interne bronnen vrijmaken voor andere doeleinden
- Stroomlijnen of verhogen van efficiëntie voor tijdrovende functies
- Het maximaliseren van het gebruik van externe bronnen
- Risico's delen met een partnerbedrijf
Maar deze redenen zijn niet genoeg om een succesvol outsourcingprogramma te implementeren. In feite moeten bedrijven ervoor zorgen dat ze alle componenten in overweging nemen en kunnen voldoen aan de vereisten voor succesvolle outsourcing.
Vereisten voor succesvolle outsourcing
In het begin waren kosten of personeelsvermindering de meest voorkomende redenen om uit te besteden. Tegenwoordig zijn de chauffeurs vaak meer strategisch en richten ze zich op het zelf uitvoeren van waardetoevoegende activiteiten waarbij een organisatie haar eigen kerncompetenties het best kan benutten.
De kritieke gebieden voor een succesvol outsourcingprogramma zijn onder meer:
- Duidelijkheid over bedrijfsdoelen en -doelstellingen
- Een strategische visie en plan
- Leveranciers selectie
- Relatie management
- Goed gestructureerde onderaannemingscontracten en leveranciersovereenkomsten
- Open communicatie met stakeholders beïnvloedt
- Senior leidinggevende ondersteuning en betrokkenheid
- Zorgvuldige aandacht voor personeelskwesties
- Financiële rechtvaardiging op korte termijn
Laten we een beetje dieper ingaan op twee van deze vereisten: open communicatie en executive en senior leiderschap support.
Open communicatie
Open communicatie en uitvoerende ondersteuning zijn bijzonder belangrijk voor een succesvol outsourcingproces. Er moet extra aandacht worden besteed aan een werkbare Service Level Agreement (SLA) die openlijk beschikbaar is voor alle betrokken medewerkers.
Wat de uitkomst van de uitbestedingsovereenkomst ook is, het beheren van veranderingen is fundamenteel voor het succes van het programma. Het beoordelen van de behoeften van belanghebbenden is het eerste deel van dit proces, en het hebben van open communicatiekanalen gedurende deze periode is van vitaal belang. Alle betrokkenen moeten bij het proces worden betrokken.
Uitvoerende ondersteuning
Strategische doelstellingen, zoals uitbestedingsinitiatieven, moeten afkomstig zijn van het hoogste echelon van een bedrijf. Het senior management moet de doelen en doelstellingen van het outsourcinginitiatief verwoorden en communiceren hoe het proces ten goede komt aan de organisatie.
De managers van vandaag kijken vooruit en erkennen dat de verantwoordelijkheid voor het succes van de outsourcinginitiatieven van hun onderneming niet stopt wanneer de inkt het contract heeft opgedroogd, maar helaas is dit niet altijd het geval geweest.
Hoe Failed Outsourcing met Relationship Management te voorkomen
De combinatie van onzekerheid en gebrek aan aandacht voor kritische details heeft een hedendaags scenario gecreëerd waarbij volgens de Gartner Group 25 procent van de outsourcingcontracten binnen drie jaar opnieuw onderhandeld of geannuleerd zal worden. Lopende management van de relatie is belangrijk. Het hogere management moet betrokken blijven tijdens de uitvoering van het contract.
Niet alleen moet er een duidelijk gedefinieerde escalatieprocedure zijn, maar het senior management moet op gezette tijden bijeenkomen om de uitbestedingsrelatie te bespreken. Vergaderingen moeten ook op operationeel niveau worden gehouden om de werking van het outsourcingcontract in de praktijk aan te pakken, eventuele problemen die zich hebben voorgedaan te identificeren en op te lossen en overeenstemming te bereiken over wijzigingen om blijvende tevredenheid te garanderen