Elimineer betalingsachterstanden, boetes en hogere rentetarieven
Dus neem dit uur een uur en wees georganiseerd. Gebruik deze stapsgewijze oplossing om uw factuurbetalingsproces te organiseren en georganiseerd te houden.
U hebt een computer, een set plastic of kartonnen laden, een vuilnisbak, een papierversnipperaar, een rode pen, een notebook, een markeerstift, enveloppen van 10 "x 13" en stempels nodig.
Stap één: zoek een betalend station
Rekeningen betalen zal sneller en gemakkelijker zijn als u een specifiek betalend station heeft waar u op kunt zitten. Het hoeft geen grote ruimte te zijn: een klein tafeltje in de hoek van uw keuken, een plank in uw kantoor aan huis, of gewoon een mandje om uw voorraden betalende gereedschappen en benodigdheden op te bergen.
Stap twee: Organiseer uw papieren facturen
Hier leest u hoe u uw papieren facturen moet verwerken. Open ze zodra ze aankomen. Schrijf met een rode pen de vervaldatum en het verschuldigde bedrag op de voorkant van elke envelop. Let goed op vervaldagen, omdat deze niet altijd dezelfde zijn elke maand.
Wanneer u uw factuur doorleest, markeert u alle kosten of delen van uw rekening die u ondervraagt.
Je kunt later eenvoudig deze problemen oplossen.
Recycle alle enveloppenvullers die geen persoonlijke informatie bevatten, zoals speciale aanbiedingen of promoties voor andere producten. Spreken van recycling versnippert alles met persoonlijke informatie erop. Als je geen shredder hebt, bieden veel winkels voor kantoorbenodigdheden tegen een kleine vergoeding toegang tot een shredder.
Bewaar uw onbetaalde rekeningen als laatste in de bovenste lade van uw plastic of kartonnen ladesysteem.
Stap drie: Organiseer uw elektronische rekeningen en verklaringen
Gebruik een apart e-mailadres voor elektronische facturen, bankafschriften, investeringsafschriften, enz. Dit zorgt ervoor dat een elektronische factuur niet over het hoofd wordt gezien te midden van de vele e-mails die u ontvangt.
Bekijk uw online rekeningen en afschriften zodra u de e-mail ontvangt. Bevestig dat u akkoord gaat met alle kosten en het verschuldigde bedrag. Als u een discrepantie vindt, print het document dan uit, markeer het verschil en plaats het papier in de bovenste lade van uw plastic of kartonnen ladesysteem samen met uw onbetaalde papieren facturen. Als u geen toegang hebt tot een printer, noteert u het probleem in uw notebook en plaatst u de notebook in dezelfde lade. Je zult later in dit proces met eventuele discrepanties te maken krijgen.
Stuur vervolgens elke e-mailmelding door naar uw persoonlijke e-mailadres door de onderwerpregel te wijzigen om te lezen: verschuldigde entiteit, vervaldatum en het verschuldigde bedrag. Bijvoorbeeld GA Gas, 6-28-2011, 78.00.
Maak voor elke maand en elk jaar een e-mailmap op uw computer. U kunt het "Online Bills - januari 2016." noemen. Nadat u elke online factuur hebt bekeken en deze naar uzelf hebt doorgestuurd, slaat u deze op in de maandelijkse map die u hebt gemaakt.
Stap vier: Plan een wekelijkse tijd om uw rekeningen te betalen
Plan 30 minuten per week om uw rekeningen te betalen. Blokkeer deze tijd in uw agenda op dezelfde manier als elke andere afspraak. Dit is ook een goed moment om uw online bankrekening te controleren op juistheid.
Ga naar je factureringsstation en verwijder de papieren rekeningen uit je nog te betalen lade. Meld u vervolgens aan op uw computer en open de te betalen map van deze maand. Als u vragen of verschillen hebt gemarkeerd, moet u eerst naar deze instellingen bellen. Meer en meer bedrijven ontvangen werkprofessionals en hebben agenten voor klantenservice tot 20.00 uur EST. Als u niemand kunt bereiken, voegt u deze taak toe aan uw takenlijst voor de volgende dag. Noteer uw accountnummer, telefoonnummer van de klantenservice en uw specifieke vraag.
Stap vijf: betaal uw rekeningen
Als u uw facturen efficiënt en effectief wilt organiseren, overweeg dan om online factuurbetalingen te doen.
Er zijn twee soorten online betaalopties voor facturen:
- Online rekening betalen aangeboden door uw bank;
- Online rekening betalen aangeboden door uw serviceproviders (telefoonbedrijf, hypotheekbedrijf, enz.).
Hier beantwoordt Justin de vraag: Hoe stel ik online Bill Pay in?
Hoewel het mogelijk langer duurt om aanvankelijk online factuurbetalingen in te stellen; u bespaart tijd tijdens elke volgende maand door uw rekeningen online te betalen.
In beide online scenario's voor het betalen van facturen krijgt u een bevestigingsnummer als onderdeel van de transactie. Noteer deze informatie op de factuur zelf of bewaar een hoofdlijst met maandelijkse transacties in uw notitieblok.
Als u sommige of alle rekeningen online niet betaalt, schrijft u uw cheque uit, noteert u de transactie in uw chequeregister, gebruikt u de retourenvelop die bij de meeste rekeningen en afschriften wordt verstrekt en stemt u de envelop af. Zorg ervoor dat je mailtijd in je proces meetelt. Sta 7-10 dagen toe voor het bezorgen van e-mail en het plaatsen van betalingen. Hoewel u geen bevestigingsnummer heeft, moet u nog steeds de transactie noteren op de factuur zelf of op uw hoofdlijst met maandelijkse transacties. Zorg ervoor dat u ook uw chequenummer opneemt.
Stap zes: stuur de papieren kopieën van uw factuur
Maak een envelop van 10 "x 13" voor elke maand. Als u klaar bent met het betalen van de rekeningen, plaatst u de papieren exemplaren in de envelop van de betreffende maand samen met uw hoofdlijst met transacties (die ook informatie zal bevatten over de facturen die u elektronisch ontvangt).
Als een van deze facturen nodig is voor belastingdoeleinden, maakt u een kopie en dient u deze in bij uw jaarlijkse belastingdocumenten.