Wanneer en waarom heeft u formulier W-9 nodig?
Wie moet formulieren 1099-C uitgeven?
De instructies voor formulier 1099-MISC van de Internal Revenue Service leggen de verschillende situaties uit waarvoor een bedrijf Forms 1099-MISC moet uitgeven.
U moet dit formulier invullen, indienen en uitgeven aan alle leveranciers of aannemers - niet aan werknemers - aan wie u in de loop van het jaar $ 600 of meer heeft betaald.
Een werknemer is iemand wiens werk jij of je bedrijf controleert. Als je iemand betaalt om je telefoons te beantwoorden, is hij waarschijnlijk een werknemer omdat je zijn uren hebt ingesteld en dicteert wat hij zou moeten doen als hij op tijd is. Medewerkers hebben geen formulier 1099-MISC nodig.
Als u iemand betaalt om uw kantoor schoon te maken wanneer u niet open bent voor zaken en hij komt aan en laat hij dit soms over aan zijn discretie, dan is hij hoogstwaarschijnlijk een onafhankelijke contractant en heeft hij formulier 1099-MISC nodig. De Internal Revenue Service legt de fijnere punten uit voor het identificeren van onafhankelijke contractanten versus werknemers.
Uitzonderingen op de aannemer / leveranciersregel
U hoeft geen 1099-MISC-formulieren te verstrekken aan C- en S-bedrijven of aan entiteiten van wie u producten koopt, zoals goederen die u later zult doorverkopen.
Betalingen aan aannemers en leveranciers met een bankpas, creditcard of via derden zoals PayPal zijn ook vrijgesteld - de IRS gebruikt een andere methode om deze transacties bij te houden.
Wanneer moet u een ingevuld formulier W-9 vragen?
Het is een goede gewoonte om te verzoeken dat een onafhankelijke contractant een ingevuld formulier W-9 levert zodra het bedrijf weet dat het hem een 1099 moet uitgeven.
Maar soms laten we deze verzoeken schuiven tot januari, wanneer we onze boekhouding bekijken en beseffen dat we er niet toe gekomen zijn.
Als je een 1099-MISC moet afgeven en geen ingevuld W-9-formulier in je bestand hebt, zeg dan iets als: "Hé, ik zal tegen het eind van januari je 1099-MISC verzenden en ik realiseerde me dat ik Heb geen W-9 van jou. Zou je er een kunnen invullen en naar mij toesturen? " Dit laat de aannemer weten dat de informatie op Formulier W-9 zal worden gebruikt om een specifiek belastingdocument te genereren.
Moedig mensen aan om hun ingevulde formulier W-9's op een veilige manier te verzenden. Een voltooide W-9 bevat gevoelige informatie, zoals het sofinummer van een persoon. Deze gegevens moeten zo privé en veilig mogelijk worden bewaard om het risico te beperken dat de gegevens in verkeerde handen vallen. Het verzenden van een ingevulde formulier W-9 als een onveilige bestandsbijlage naar een e-mail wordt niet aanbevolen. Vraag om het te ontvangen per post, handaflevering of als een wachtwoordbeveiligde bestandsbijlage bij een e-mail.
OPMERKING: Fiscale wetten veranderen periodiek en de bovenstaande informatie geeft mogelijk niet de meest recente wijzigingen weer. Raadpleeg een belastingprofessional voor het meest actuele advies. De informatie in dit artikel is niet bedoeld als belastingadvies en is geen vervanging voor belastingadvies.
Verder lezen:
- Meer informatie over formulier W-9
- Download een blanco formulier W-9 van de IRS (pdf)
- Download de instructies voor aanvragers van formulier W-9 van de IRS (pdf)
- Formulier 1099-MISC voorbereiden voor 2013 (Over ondernemingsrecht en belastingen)