Soorten boekhoudkundige fouten en hoe ze te voorkomen
Houd er rekening mee dat dit soort fouten het moeilijkst te identificeren en op te lossen is.
Fout van weglating
Een fout van weglating treedt op wanneer een transactie volledig wordt weggelaten uit de boeken van uw bedrijf. U kunt vergeten om een onkostentransactie in te voeren of de verkoop van een product of dienst in te voeren. Deze transacties zijn moeilijk te detecteren. Daarom moet u ervoor zorgen dat u een degelijke routine hebt om deze transacties tijdig in te voeren. De meest voorkomende reden dat deze transacties niet worden ingevoerd, is dat de documentatie (zoals de factuur van een leverancier) verloren gaat. Het is minder waarschijnlijk dat u deze ondersteunende documenten verliest of misplaatst als u ze zo snel mogelijk invoert in uw boekhoudsoftware.
Fout van omkering
Er is een fout bij het terugdraaien als een transactie die als een debet had moeten worden geboekt, wordt geboekt als tegoed. U kunt bijvoorbeeld een factuur invoeren als betaling of terugbetaling.
U merkt deze fout niet in uw proefbalans omdat het proefsaldo nog steeds in evenwicht is.
Fout van het principe
Een principiële fout doet zich voor wanneer u of uw boekhouder ten onrechte een boekhoudprincipe toepast. U kunt activa in rekening brengen die als activa moeten worden geregistreerd. Activa en onkosten worden beide in de boeken opgenomen als debet, dus dit is een technische fout.
Fout van de Commissie
Een fout in de commissie treedt op wanneer u een transactie in de juiste klasse invoert, maar in het verkeerde dochterboek . U maakt deze fout bijvoorbeeld als u een betaling op de verkeerde factuur toepast. Uw proefbalans toont het juiste bedrag van een klant, maar de dochterboeken van uw individuele klant zijn onjuist.
Fouten van Subsidiary Entry
Een fout bij de invoer van dochterondernemingen treedt op wanneer een fout wordt gemaakt bij het invoeren van een transactie. Als u bijvoorbeeld een klant $ 5.000 leent maar slechts $ 500 als een lening en $ 500 opname uit uw contante rekening invoert, zult u merken dat deze fout naar uw proefbalans wordt getransporteerd. Uw proefbalans zal correct zijn. De meest gebruikelijke methode voor het detecteren van deze fouten is het uitvoeren van boekhoudkundige afstemmingen. Doorgaan met het vorige voorbeeld, zou u deze fout ontdekken wanneer u uw bankafstemmingen hebt uitgevoerd. U zou merken dat u een korte contante $ 4.500 aan contant geld op uw bankrekening zou hebben en dan in staat zou zijn om de fout te corrigeren.
Fouten voorkomen
Je zult goede interne controles en processen moeten ontwikkelen om fouten te detecteren. U moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat al uw formulieren consistent zijn, zodat werknemers een routine krijgen bij het invoeren van informatie in uw boekhoudsoftware.
U moet er ook voor zorgen dat u voldoende personeel hebt om de werklast aan te kunnen. Ondersteunen leidt tot vermoeidheid van de werknemer, wat leidt tot vermoeidheid van de werknemer, gehaast werk en meer boekhoudfouten.
Fouten detecteren
Hoewel u waar mogelijk methoden wilt ontwikkelen om fouten te voorkomen, zullen de hierboven genoemde fouten van tijd tot tijd gebeuren. Je kunt niet voorkomen dat alle fouten optreden. U moet verschillende afstemmingen aan het einde van de maand en het jaar uitvoeren om veel fouten te detecteren, zodat ze kunnen worden gecorrigeerd. Bankoverlegingen moeten bijvoorbeeld maandelijks worden uitgevoerd. Vaste activa kunnen slechts jaarlijks worden afgestemd, zodat u ervoor kunt zorgen dat u de juiste hoeveelheid afschrijvingskosten hebt geboekt. U zult merken dat als u op zoek gaat naar manieren om fouten te voorkomen en een routine van het uitvoeren van beoordelingen en afstemmingen van uw boekhoudkundige gegevens hebt dat uw bedrijf soepel zal werken en dat u het aantal boekhoudfouten zult verminderen.