Start een basisarchivering systeem
Er is veel financiële informatie die moet worden georganiseerd en verwerkt en een eenvoudig archiveringssysteem kan dit minder een karwei maken. U kunt in principe al uw financiële documenten opsplitsen in de volgende categorieën:
- Rekeningen verschuldigd
- Belangrijke documenten om te bewaren
- Artikelen om weg te gooien of te versnipperen
Het is echt zo simpel. Of je hebt een rekening die moet worden betaald, een bon of document dat moet worden bewaard, of iets dat kan worden weggegooid. Het is aan u hoe u deze items wilt ordenen, maar het kan net zo eenvoudig zijn als het gebruik van drie afzonderlijke mappen die zijn gelabeld met de bovenstaande informatie.
Ontvang elke keer dat u de e-mail ontvangt of een ander financieel document ontvangt, deze in de juiste map. Op die manier zijn uw facturen en belangrijke documenten gemakkelijk te vinden. U kunt vervolgens de mappen regelmatig verwerken en de belangrijke documenten permanent opslaan en weggooien of recyclen wat u niet nodig hebt.
Houd belangrijke documenten geordend
Hoewel het basisarchiveringssysteem goed werk levert om uw dagelijkse financiën op orde te houden, wilt u toch de belangrijke items organiseren die u moet behouden. Over het algemeen kunt u een kleine archiefkast met afzonderlijke mappen gebruiken om alles in orde te houden.
Enkele voorbeelden van financiële documenten die u moet bewaren:
- Belastingteruggave
- Verzekeringsbeleid
- Hypotheek documenten
- Beleggings- en pensioenrekeningafschriften
- Garanties of servicecontracten
Hoe lang u uw documenten bewaart
Omdat u kopieën van bepaalde documenten moet bewaren, hoe lang moet u ze eigenlijk bewaren? In sommige gevallen hoeft u slechts een korte tijd een document of formulier te bewaren, terwijl andere u misschien jaren wilt vasthouden.
Hier zijn enkele algemene financiële documenten en de tijd die u zou moeten overwegen om ze te bewaren.
- Belastingteruggave. Als het gaat om uw belastingaangifte, is het raadzaam om ze zeven jaar te houden. Als de IRS uw aangiften wil controleren, hebben ze over het algemeen 3-6 jaar om terug te gaan vanaf de datum die u heeft ingediend. Als je zeven jaar teruggave uit het verleden bij de hand hebt, ben je gedekt en wordt je leven een stuk eenvoudiger als je wordt geauditeerd. Niet alleen dat, maar als u van plan bent een huis te kopen of anderszins een bewijs van inkomen aan een kredietverstrekker moet tonen, is het fijn om ten minste een paar jaar aan gegevens binnen handbereik te hebben.
- Hypotheek documenten. Wanneer je een huis koopt, ga je bij de sluiting zitten en teken je je naam op wat lijkt op honderden pagina's. Over het algemeen ontvang je een grote map met kopieën van alles wat je hebt overgeslagen bij het sluiten. Deze omvatten documenten van de bank die de lening schetst, informatie van het onroerendgoedbedrijf, beoordeling en inspectie-informatie, en nog veel meer. Hoewel u wellicht niet vaak naar deze zaken hoeft te verwijzen, moet u deze documenten echt voor onbepaalde tijd bewaren. Mogelijk moet u in de toekomst naar hen verwijzen en zij kunnen u waardevolle informatie verstrekken als u uiteindelijk het huis gaat verkopen.
- Bank- en beleggingsrekeningafschriften. Als er iets goeds is aan internet, is het dat u op elk gewenst moment elektronische kopieën van uw bank- en beleggingsrekeningafschriften kunt ophalen. Dit elimineert de noodzaak om elke afzonderlijke instructie die u ontvangt te behouden. Toch is het een goed idee om elke papieren verklaring die u ontvangt te bekijken en als ze driemaandelijks zijn, bewaar ze tot de volgende verklaring arriveert. Zodra u het einde van het jaar of de jaarlijkse verklaring ontvangt, kunt u alle maandelijkse of driemaandelijkse verklaringen veilig gooien. Dit vermindert het aantal vellen papier dat u moet wegvijlen en naar alle waarschijnlijkheid kunt u online extra exemplaren verkrijgen of door een snel telefoongesprek te voeren.
- Rekeningen en ontvangsten. Aangezien u rekeningen voor gebruiks- en creditcardkosten ontvangt, is het een goed idee om deze een jaar lang te bewaren nadat u hebt gecontroleerd of de informatie juist is. Fouten kunnen voorkomen en als u een exemplaar van uw verklaring direct beschikbaar hebt, kan dit het gemakkelijk maken om een fout te betwisten. Hetzelfde geldt voor ontvangsten. Je moet ze lang genoeg houden om te vergelijken met je bankafschriften, zodat je eventuele fouten kunt opvangen. Dat is natuurlijk, tenzij de ontvangsten bestemd zijn voor aankopen die voor belastingdoeleinden kunnen worden gebruikt. In dit geval wilt u die inkomsten maximaal zeven jaar bewaren, net als uw belastingaangifte in het geval van een audit.
Uw informatie veilig houden
Diefstal van identiteit is de afgelopen jaren een groot probleem geworden. Dieven zijn in staat om stukjes en beetjes van uw persoonlijke en financiële geschiedenis te nemen en deze te gebruiken om nep-identiteiten te creëren die uw krediet kunnen verwoesten, uw bankrekeningen kunnen leegmaken en u anders een grote hoofdpijn kunnen bezorgen. Het is dus belangrijk dat u uw financiële gegevens correct beschermt en verwijdert.
Denk allereerst aan het kopen van een papierversnipperaar voor bij u thuis. Al die oude rekeningen voor nutsvoorzieningen en zelfs ongebruikte creditcardaanbiedingen die u elke maand in de e-mail krijgt, kunnen een hoofddoelwit zijn voor dieven. Door je ongebruikte documenten te vernietigen, weet je zeker dat je de kans hebt geminimaliseerd dat iemand de informatie steelt.
Dit betekent ook dat u de documenten die u wel in huis bewaart, moet beveiligen. Als je alles in kartonnen dozen in de kelder opslaat, wat gebeurt er dan als er een overstroming is? Jaren aan gegevens kunnen verloren gaan. Hetzelfde gebeurt als er brand of een andere ramp is.
Hoewel u niet tegen elke mogelijkheid kunt beschermen, kunt u op zijn minst een sterke, stevige en mogelijk zelfs brandwerende archiefkast of sluitcontainer krijgen die uw documenten relatief veilig en uit de verkeerde handen houdt. Je hoeft niet overboord te gaan, maar je wilt ook niet dat alles gewoon in een paar oude schoenendozen in je kast rondzit.
Georganiseerd zijn kan zelfs je erfgenamen helpen
In het geval dat er iets met je gebeurt, kunnen de georganiseerde financiële documenten enorm helpen degenen die voor je zaken zullen zorgen nadat je weg bent. Dit kan het afwikkelen van uw nalatenschap stroomlijnen . Als u een testament hebt, is het ook belangrijk om een instructieletter te hebben, zodat de uitvoerder weet waar deze documenten te vinden zijn.