Weet je wat je financiële gegevens zeggen?
Daarom is het essentieel om een juiste, actuele balans te hebben. Bij het runnen van een onderneming moet u weten wat geld binnenkomt, wat wordt uitbetaald en de huidige waarde van alles wat u in de dagelijkse bedrijfsvoering gebruikt.
Balance Sheets Explained
Een balans geeft een overzicht van de activa en verplichtingen van uw bedrijf. Activa zijn alles wat uw bedrijf weet. Verplichtingen zijn alles wat je doet, OWES. Wat overblijft is de "boekwaarde" van uw bedrijf, bekend als kapitaalvermogen, afhankelijk van of u als eenmanszaak of als een bedrijf met aandeelhouders opereert.
Activa begrijpen
Bij het opstellen van een balans moeten activa worden onderverdeeld in verschillende categorieën. Het geld gemaakt van de verkoop (debiteuren) verschilt van de waarde van de voorraad, en het scheiden van soorten activa geeft u een duidelijker beeld van hoeveel werkelijke contanten u moet gebruiken. Immers, $ 2 miljoen aan grondstoffen kan een voordeel zijn, maar je kunt het niet gebruiken om de energierekening van volgende maand te betalen.
Liquiditeiten
Deze categorie omvat geldmiddelen en kasequivalenten zoals geld op bankrekeningen , depositocertificaten, obligaties en andere bronnen die snel in geld kunnen worden omgezet zonder waarde te verliezen. Debiteuren, een lijst met betalingen of verkopen die wachten om te worden afgewikkeld, worden ook als liquide activa beschouwd.
Als u kortetermijninvesteringen hebt die indien nodig kunnen worden verkocht, moet uw balans dat ook weerspiegelen.
Huidige activa
Vlottende activa zijn activa die in de komende twaalf maanden worden omgezet in contanten of worden opgebruikt. Debiteuren is het meest voorkomende huidige activum. Andere voorbeelden zijn kortetermijninvesteringen, voorraden en vooruitbetaalde kosten
Vaste activa
Activa die worden beschouwd als " vaste activa " omvatten de terreinen en gebouwen die uw bedrijf in eigendom heeft, evenals de uitrusting, machines en voertuigen die u op regelmatige basis gebruikt. Als u bijvoorbeeld een restaurant runt met een bezorgservice, tellen uw ovens, koelkasten, diepvriezers en bezorgwagens allemaal mee als vaste activa.
Andere activa
De categorie wordt gebruikt voor het bijhouden van niet-liquide activa die naar verwachting niet binnen de komende twaalf maanden in contanten zullen worden omgezet. Het meest voorkomende voorbeeld is een borg op uw kantoor die de verhuurder voor de duur van de leaseperiode vasthoudt.
Om uw totale vermogen te bepalen, voegt u uw liquide middelen, uw huidige activa en andere activa samen toe. Het is de totale waarde van elke potentiële vorm van contant geld in uw bedrijf.
Passiva begrijpen
Net als met activa hebben bedrijven meer dan één aansprakelijkheid.
Deze worden ook afzonderlijk op uw balans verantwoord, zodat u kunt zien waar u nu mee te maken hebt en welke uitgaven er in de toekomst nog zullen komen.
Lopende verplichtingen
Alles wat u binnen de komende twaalf maanden moet betalen, wordt beschouwd als een kortlopende aansprakelijkheid. Dit kan crediteurenadministratie omvatten, die uitstaande saldi zijn voor degenen die inventaris en services aan uw bedrijf verstrekken, en lonen verdiend door werknemers die nog niet zijn uitbetaald. Maandelijkse facturen kunnen ook in deze categorie vallen.
Langlopende schulden
Als u uitgaven of betalingen hebt die verder gaan dan het huidige jaar, worden deze vermeld als langlopende verplichtingen. Een hypothecaire balans is een veelvoorkomend voorbeeld van een langetermijnaansprakelijkheid. Doorlopende betalingen of maandelijkse leveringen kunnen ook van lange duur zijn als u verwacht dat ze langer dan 12 maanden zullen doorgaan.
Het belang van verzoening
Natuurlijk, om precies te weten hoeveel activa en verplichtingen uw bedrijf te maken heeft, moet u uw bank- en creditcardafschriften op regelmatige basis afstemmen. Gewoon aannemen dat alle transacties die u hebt opgeschreven en die die daadwerkelijk zijn doorgegaan hetzelfde zijn, u in de problemen kunnen komen wanneer het tijd is om rekeningen of dossierbelastingen te betalen.
Bankafschriften
Het afstemmen van uw bankafschriften is essentieel om de beveiliging van uw bedrijfsfondsen te waarborgen. Wanneer u een maandoverzicht doorloopt, controleert u elke transactie tegen uw eigen register en zorgt u ervoor dat deze overeenkomt. U kunt betalingen of stortingen vinden die u bent vergeten op te schrijven; aftrekken of dienovereenkomstig toevoegen. Pas alle uitgaande chequenummers aan uw records toe om er zeker van te zijn dat er geen gegevens ontbreken en, indien van toepassing, bel de bank om die uitgaven te verifiëren en uw register bij te werken.
Door ervoor te zorgen dat uw records overeenkomen met de banken, voorkomt u grote fouten en houdt u een nauwkeurig overzicht bij van het geld dat u beschikbaar hebt. Het is gemakkelijk om een fout te maken door iets op te schrijven als je midden in honderd andere dingen zit, en de tijd nemen om je bankafschrift te verzoenen, kan je later voor grote financiële hoofdpijn behoeden.
Als u uw bankafschriften overschrijdt, wordt u ook gewaarschuwd voor fraude of diefstal. Helaas kan dit een niet-ongewoon probleem zijn als het gaat om boekhouden en het nauwlettend in de gaten houden van uw normale accountactiviteit kan u helpen bij het identificeren van onjuiste of frauduleuze afschrijvingen voordat ze beginnen op te tellen.
Creditcard-verklaringen
Het geld dat uw bedrijf uitbetaalt is net zo belangrijk als het geld dat binnenkomt. Kijk eens naar uw maandelijkse creditcardoverzicht zodra het binnenkomt en let op dubbele kosten of ongeautoriseerde aankopen. Als u een activiteit tegenkomt die verdacht lijkt, neemt u contact op met het bedrijf dat de creditcard heeft uitgegeven en laat u deze onmiddellijk annuleren.
Zorg voor legitieme aankopen dat alle afschrijvingen correct zijn. Accidenteel dubbel laden of een fout in een opgegeven prijs kan ertoe leiden dat uw bedrijf meer uitbetaalt dan uw leveranciers zouden moeten betalen. Los deze problemen zo snel mogelijk op en controleer of alle aankopen in de loop van de maand zijn verwerkt.
Nadat u beide overzichten hebt afgestemd, controleert u de resulterende bedragen op uw balans en brengt u de benodigde wijzigingen aan zodat ze allemaal overeenkomen. Het punt om dit alles elke maand te doen, is om schadelijke verliezen te voorkomen en te controleren hoe goed je omgaat met zakelijke fondsen als geheel.
Schuld verminderen
Als u een uitgebreid overzicht van de activa en verplichtingen van uw bedrijf heeft, kunt u gemakkelijk zien waar geld naartoe gaat en hoe u uw uitgaven beter kunt beheren. Veel kleine bedrijven beginnen met een tekort in de vorm van leningen of kredietlijnen die in de loop van de tijd moeten worden afgelost om in het zwart te opereren. Hoe beter u uw zakelijke financiën begrijpt, hoe gemakkelijker het zal zijn om manieren te vinden om uw zaken in evenwicht te brengen en schulden te verminderen.
Een goed beheerde balans stelt u in staat om op de hoogte te blijven van elke transactie die plaatsvindt tijdens de dagelijkse activiteiten van uw bedrijf. Het geeft u iets om de bank te laten zien of ze een verslag van de waarde van uw bedrijf nodig hebben, verzekert de huidige investeerders dat uw financiën onder controle zijn en kan een hulpmiddel zijn om extra investeringskapitaal bijeen te brengen. Als bedrijfseigenaar biedt een nauwkeurige balans gemoedsrust door te weten dat uw financiën in orde zijn en u een duidelijk beeld hebt van hoeveel geld beschikbaar is om de kosten te dekken die onvermijdelijk ontstaan bij het runnen van uw bedrijf.