De aard van het debiteurensaldo van een bedrijf hangt af van de sector en de sector waarin het bedrijf opereert, evenals van het specifieke beheer van het kredietbeleid dat is ingesteld.
Bedrijven documenteren hun A / R op de balans als een actueel actief.
Opname A / R op de balans
De beste manier om debiteuren te begrijpen, is een transactie bekijken en hoe deze op de balans belandt.
Stel je voor dat Wal-Mart een nieuwe set boeken met Harry Potter-boeken in speciale, speciale editie bij de uitgever wil bestellen. Het onderhandelt over een run van 50.000 eenheden die nergens anders verkrijgbaar is. De boeken worden afgedrukt en verpakt en de uitgever berekent Wal-Mart $ 30 per set. Wal-Mart verkoopt de sets voor $ 90 aan zijn klanten.
Wanneer de uitgever de 50.000 eenheden naar Wal-Mart verzendt, zal deze een rekening van $ 1.500.000 bevatten. Dat is geld verschuldigd aan de uitgever (50.000 qty x $ 30 per set = $ 1.500.000). Wal-Mart heeft de fysieke boeken ontvangen, maar de uitgever is niet betaald, ook al heeft het legaal recht op zijn geld.
Die $ 1.500.000 zit op de balans van de uitgever als een vordering.
Aan de andere kant zit het op de balans van Wal-Marts als zowel een inventarisactief als een crediteurenverplichting .
Betaalvoorwaarden
Over het algemeen verkoopt een bedrijf producten op voorwaarden voor kredietvoorwaarden voor zijn A / R. De voorwaarden omvatten het aantal dagen waarbinnen klanten hun factuur moeten betalen voordat ze een laat bedrag in rekening worden gebracht.
Wanneer klanten zich niet aan de betalingsvoorwaarden houden, kan de verkoper zijn klant benaderen en nieuwe voorwaarden of een andere remedie bieden om op de factuur te verzamelen.
Als er geen vooruitgang wordt geboekt, wordt het debiteurensaldo overgedragen aan een incassobureau of, in extremere gevallen, wordt de persoon of instelling die het geld verschuldigd is, gedagvaard om een gerecht te vorderen door beslag te leggen op vermogen.
Bedrijven gebruiken vaak een van de gebruikelijke A / R-voorwaarden. Deze worden uitgedrukt als "Net 10", "Net 15", "Net 30", "Net 60" of "Net 90". De cijfers verwijzen naar het aantal dagen dat het nettobedrag verschuldigd is en naar verwachting zal worden betaald. Net 10 betekent bijvoorbeeld tien dagen vanaf het moment van de factuur om uw saldo te betalen.
Om cashflow vrij te maken en de snelheid te vergroten waarmee ze toegang krijgen tot fondsen, bieden veel bedrijven een vroegtijdige-leenkorting op langer lopende A / R-saldi om hun klanten te motiveren om ze eerder te betalen. Het is meestal in het beste belang van de klant om voordeel te halen uit de korting en vroeg te betalen, omdat de korting neerkomt op een samengesteld jaarlijks groeipercentage dat veel hoger is dan wat het elders zou kunnen verdienen.
Grote A / R-saldo's
Het hebben van een groot A / R-saldo op de balans lijkt positief. Je zou denken dat elk bedrijf een stroom van toekomstige, verwachte contanten op hun pad wil hebben.
Geld in A / R is echter geld dat niet op de bank staat en dat het bedrijf blootstelt aan een bepaald risico. Als Wal-Mart failliet zou gaan of de uitgever simpelweg niet zou betalen, zou het gedwongen zijn om het A / R-saldo op de balans op te schrijven met $ 1,5 miljoen.
Het absorberen van dit verlies en vastzitten met 50.000 eenheden aangepaste Harry Potter-boeken zou verwoestend kunnen zijn voor de uitgever. Bekijk het debiteurenboek van een bedrijf. Het zou goed gediversifieerd moeten zijn. Als één klant of klant meer dan vijf of tien procent van de crediteurenadministratie uitmaakt, ontstaat er blootstelling en kan er reden tot zorg zijn.
Normaal gesproken bouwen bedrijven een kasreserve op ter voorbereiding op dergelijke situaties. Reserves zijn specifieke boekhoudkosten die de winst per jaar verlagen, bedoeld om de verwachte verliezen te schatten. Als de reserves ontoereikend zijn of moeten worden verhoogd, moeten extra kosten in de winst-en-verliesrekening worden gemaakt.
Reserves worden gebruikt voor het opnemen van gereserveerd geld voor allerlei soorten problemen, gaande van garantieretourverwachtingen tot slechte leningvoorzieningen bij banken.
Prepaid of Unearned Revenue
Sommige bedrijven hebben een ander bedrijfsmodel en worden zelfs vooraf betaald. In dit geval registreert het bedrijf geen debiteuren, maar plaatst het in plaats daarvan een verplichting op zijn balans op een rekening die bekend staat als niet-verdiende inkomsten of vooruitbetaalde inkomsten.
Naarmate het geld wordt verdiend, hetzij door beloofde producten te verzenden, door het fabricageproces vooruitgang te boeken bij het gebruik van de "percentage of completion" -methode, of het verstrijken van de tijd, wordt het overgedragen van niet-verdiende inkomsten op de balans naar verkoopopbrengsten op het inkomen verklaring, het verminderen van de aansprakelijkheid en het verhogen van de gerapporteerde verkopen.
Een goed voorbeeld hiervan is de vermogensbeheerindustrie . Klanten betalen vaak driemaandelijks vergoedingen aan een Registered Investment Advisor , vooraf gefactureerd. Het adviesbureau ontvangt het geld maar heeft dat geld nog niet verdiend. Voor elke werkdag die verstrijkt, wordt een bepaald percentage van de kosten verdiend en niet-terugbetaalbaar.
Een vermogensbeheerder die ervoor kiest om achteraf te factureren, zou daarentegen een A / R-saldo op de balans hebben, meestal slechts voor een dag of twee, omdat vergoedingen in de meeste gevallen worden afgetrokken van de bewaarnemingsrekeningen van cliënten .